Вам понадобится
  • - помещение для мероприятия:
  • - текст приглашения (пресс-релиза);
  • - контакты редакций (номера телефонов, факсов, электронные адреса);
  • - личные связи в СМИ (необязательно, но очень желательно).
Инструкция
1
Любое информационное сообщение должно давать ответ на три самых главных вопроса - что, где и когда произошло или произойдет. Эти требования вполне справедливы и применительно к тем сведениям, которые вы планируете сообщить журналистам, приглашая их на свое мероприятие, будь то пресс-конференция, презентация, акция или что-либо иное.Организацию следует начинать с формата мероприятия, а он позволит понять требования к месту его проведения и последующие шаги по его организации. Впрочем, организация - тема, заслуживающего особого рассмотрения. Здесь же лучше исходить из того, что эти вопросы уже решены и все дело за собственно процедурой приглашения.
2
Подготовьте короткий пресс-релиз, посвященный будущему мероприятию. В первых строках постарайтесь отразить самую суть: что, на ваш взгляд, является самой важной его составляющей и чем может быть интересно различным СМИ.От содержания этого документа напрямую зависит, придут к вам люди или нет. А журналисты, как и читатели печатных или онлайн СМИ, определяют, стоит ли тратить время на дальнейшее чтение, по заголовку и первым строкам пресс-релиза.Не забудьте указать в тексте, где и когда состоится мероприятие, его предполагаемую программу, примерную продолжительность, свои контакты.
3
Готовый пресс-релиз разошлите по редакциям. Найти контакты СМИ очень просто. Печатные и онлайн издания размещают их в выходных данных (у печатных СМИ они располагаются чаще всего на последней полосе, но возможны и иные варианты: вторая, предпоследняя и др., у онлайн изданий эти сведения обычно находятся в разделах «О нас» или «Контакты»), большинство печатных СМИ, теле- и радиопрограмм и каналов также имеют свои сайты, где контактная информация тоже присутствует. В крупных городах, где изданий много, придут на помощь различные справочники. Но информацию в них надо перепроверять: она может и устареть (издание переехало, закрылось, сменило формат и др).
4
Основным каналом коммуникации в наше время служит интернет. Однако не будет лишним также продублировать пресс-релиз по факсу, если вы знаете его номер.Зная телефон редакции, вы можете спросить, как лучше отправить им электронное письмо или факс, или попросить соединить вас с журналистом, которого может заинтересовать тема вашего мероприятия.
5
Если вы лично знакомы с кем-то из журналистов, не пожалейте времени, чтобы сообщить ему о предстоящем событии любым доступным способом. Попросите его проинформировать о нем коллег, если ваше мероприятие не входит в круг его профессиональных интересов (например, у вас событие медицинской тематики, сам он о медицине не пишет, но могут заинтересоваться те, кто занимается медициной в том же издании).При отсутствии в вашем регионе собкора интересующего федерального СМИ, узнайте адрес ближайшего корпункта (на сайте, в номере газеты или позвоните в редакцию). Обычно к зоне ответственности собкора относится не только регион, где он живет, но и прилегающие.
6
Полезным инструментом в работе послужат также различные онлайн ресурсы для размещения пресс-релизов. Если у вас некому разместить туда приглашение, можно воспользоваться услугами фрилансеров. На различных биржах удаленной работы найдется достаточно желающих, которые охотно возьмутся за ваш заказ. А при отсутствии штатного специалиста по написанию пресс-релиза или приглашения эту работу также можно поручить фрилансеру.
7
В оставшееся до начала мероприятия время будьте готовы отвечать на звонки журналистов, на их вопросы. Для многих от ваших ответов будет зависеть решение, заслуживает ли событие их внимания.К тому же, кто-то из них, скорее всего, по объективным причинам (заболел, уехал в срочную командировку, дежурил по номеру, случилось нечто более важное и др.) не сможет придти, но захочет подготовить публикацию на основе пресс-релиза и ваших комментариев.После мероприятия дополнительные вопросы могут возникнуть и у тех журналистов, кто на нем был, так что будьте готовы отвечать на звонки и запросы по электронной почте и некоторое время после события.