Как подписать деловое письмо

Этикет делового общения подразумевает правильное составление письменной корреспонденции. И если шаблоны и шапки деловых писем оформляются довольно стандартно, то подписям в корреспонденции уделяется недостаточно внимания. Чтобы адресат правильно расшифровал ваше послание, деловое письмо имело юридическую силу, необходимо корректно и правильно представить должностное лицо в конце делового письма.

Инструкция

1. Официальные письма следует печатать на специальном бланке, соответствующем стандарту. Вверху листа бумаги должны присутствовать постоянные элементы: шапка письма (полное и сокращенное название фирмы-отправителя, ее почтовый и юридический адрес, номер телефона и факса, сайт), далее идет основной текст, внизу - подпись ответственного лица.
2. Поле для подписи располагается в левом нижнем углу непосредственно под текстом делового письма. Перед строкой для подписи укажите наименование должности лица, подписывающего письмо, и расшифровку ФИО. Ввиду того, что деловые письма всегда оформляются на бланках учреждений, само наименование организации в подписи не указывайте. Например: Генеральный директор телерадиокомпании, подпись... А.П. Сидоров».
3. Иногда под деловыми письмами требуется поставить две и более подписи, в случае если требуется подтвердить действительность первой подписи или в особо важных документах (письма по финансово-кредитным вопросам должны заверяться и подписью главного бухгалтера предприятия). Расположите подписи строго одну под другой в той последовательности, которая соответствует старшинству должности – от большей к меньшей, например:Директор департамента, подпись... П.В. Тропарь
   Главный бухгалтер, подпись... Т.С. Собанко.
4. Если письмо должны подписывать несколько лиц, занимающих одинаковые/равные должности, расположите их подписи на одном уровне, например:Начальник финансового отдела, подпись... П.О. Иванов, Начальник отдела кадров, подпись... К.О. Петров.
5. Если на момент подписания делового письма должностное лицо, для подписи которого заготовлено место на проекте бланка, отсутствует, документ имеет право подписать лицо, исполняющее его обязанности, или заместитель. Укажите фактическую должность лица, чья подпись будет стоять в письме («и.о.» или «зам.») и его фамилию. Нельзя подписывать деловые письма, используя предлог «за» или косую черту перед указанием должности.
6. Все экземпляры деловых писем, как отсылаемые, так и остающиеся для подшивки в дела организаций, должны иметь подлинные подписи указанных должностных лиц. Оригинальная подпись на документе (а деловое письмо – это юридический документ) является главным способом удостоверения его. Если на официальном письме нет ни одной подписи, оно не имеет юридической силы.