Инструкция
1
Упорядочить документы несложно, даже если их слишком много. Просмотрите все имеющиеся документы и составьте список категорий, по которым вы будете их сортировать. Определите, будут ли в этом списке подкатегории. Например, в общей категории договоров можно выделить договоры на поставку, на предоставление услуг. Среди приказов выделить общие приказы, касающиеся деятельности фирмы, и кадровые приказы.
2
Когда список категорий составлен, определите, каким образом и во что вы поместите документы. Согласуйте с руководством затраты на приобретение канцелярских товаров (папок, файлов, цветных стикеров), ведь заниматься сортировкой и распределением документов приятнее, если не приходится возиться со старыми рассыпающимися папками.
3
Рассортируйте имеющиеся документы в соответствии с составленным вами списком. Разложите их по разным стопкам. Если возникнет необходимость, надпишите их карандашом или наклейте стикер (чтобы не запутаться в процессе сортировки).
4
Оцените, поместятся ли документы одной категории (подкатегории) в папку, и подшейте их. Документы лучше разложить по дате их составления. Как правило, в повседневной работе документы подшиваются по мере их создания, самые свежие документы оказываются наверху. При передаче дел в архив порядок меняется (сверху находится самый ранний документ, снизу – самый поздний по дате создания).
5
Если вы подшиваете в одну папку документы, созданные в разные годы, визуально отделите один год от другого с помощью цветного стикера или листом большего размера. Такие закладки значительно облегчают поиск нужного документа в дальнейшем.
6
Составьте вложении очередного документа.
7
По необходимости, составьте реестр всех папок с документами с указанием содержимого каждой папки, даты ее создания и окончания ведения, места хранения и так далее. Расставьте папки так, чтобы ими было удобно пользоваться и не приходилось «пробиваться» к ним через тонну макулатуры.