Как составить отказное письмо

Такой официальный юридический документ, как отказное письмо, не может быть написан без специальных знаний в области юриспруденции и стандартизации. Написать отказное письмо довольно сложно при незнании элементарных правил деловой этики и делопроизводства. При необходимости написать его стоит обратить внимание на причины отказа и их изложение. Так, причины отказа должны соответствовать действительности и реальному положению вещей. Особое внимание уделяется аргументации в письме. Она, как правило, должна быть восходящей - аргументы должны преподноситься от менее сильного к более сильному.

Вам понадобится

• Бланк письма, перечень аргументов, грамотное построение письма, владение ведением делопроизводства.

Инструкция

1. Выбор стратегии написания отказного письма – это первое. Именно от этого во многом будет зависеть весь стиль письма. Он не должен представлять крайние варианты – извинительный или агрессивный. Оба эти варианта проигрышные. Они создают нежелание продолжения общения из-за некомпетентности его отправителя.
2. Начинать письмо нужно не с извинений и не с перечисления причин отказа. Один из вариантов начала – это перечисление причин или нормативных документов, по которым вы даете отказ.
3. Приведение аргументов продумать нужно особенной тщательностью. От этого зависит не только состав информационной части. Все аргументы должны быть реальными. Лучше два раза повторить одно и то же разными словами. Не стоит использовать оценочную лексику. Это будет выглядеть предвзято
4. Стоит привести цитаты и выдержки из официальных документов. Это придаст статус обоснованности и сдержанности отказному письму.
5. Все приведенные факты должны быть подтверждены. При необходимости сказать что-то нелицеприятное стоит прибегнуть к вуалированию или некоторой подмене понятий. Любой бланк стоит заверить подписью директора предприятия и отдела.