Как разговаривать с ревизором

Особенности построения конструктивного делового диалога зависят от ситуации, в которой он происходит и целей, которые перед вами поставлены. В любом случае продумать вопросы и ответы собеседнику, а тем более ревизору, нужно заранее.

Инструкция

1. В настоящее время ревизоры крайне редко являются неожиданно. Чаще всего они заранее предупреждают о своем визите или даже имеют график приездов - еженедельный или ежемесячный. Зная день, когда приедет проверка, подготовьте заранее все необходимые бумаги и сложите их в отдельный файл.
2. Пролистайте подготовленные документы. Обратите внимания на сомнительные места в них. Они могут вызвать вопросы и у ревизоров. Заранее переделайте документы или продумайте, что именно вы будете отвечать. Запишите все аргументы на листок, снабдите их дополнительной информацией.
3. Когда приедет ревизор, поинтересуйтесь, какая помощь ему нужна. Возможно, понадобятся канцелярские принадлежности - бумага, ручка. Или компьютер с доступом в интернет. Разговаривайте вежливо и доброжелательно. И вы, и он исполняете свои служебные обязанности, где нет места эмоциям.
4. Спросите у ревизора, нужно ли ваше присутствие. Возможно, он вполне справится самостоятельно. Уходя, обязательно оставьте свой контактный телефон - мобильный и рабочий, чтобы ревизор всегда смог с вами связаться.
5. Если у ревизора появились вопросы, ответьте на них четко, не отклоняясь от темы. Лишние подробности никому не нужны. К тому же дополнительная информация может вызвать новую проверку, которая затянется надолго.
6. Разговаривая с ревизором, обратите внимания на те вопросы, которые он задает. Что его больше интересует, а что вызывает сомнения. К следующему приезду готовьте документы, исходя из полученной информации.
7. Если вы не можете ответить на вопрос ревизора, обратитесь к руководителю. Или попросите время на подготовку информации. Говорить ревизору «не знаю» нельзя ни в коем случае. Это может вызвать неуверенность в вашей компетенции.
8. В разговоре старайтесь не употреблять специфических терминов, связанных, например, с производством, которые могут быть не знакомы ревизору. Или сразу же расшифровывайте их.
9. Сохраняйте спокойствие и выражайте желание помочь, четко отвечайте на вопросы. Тогда вы построите конструктивный диалог и создадите задел доброжелательных взаимовыгодных отношений на будущее.