Как быть, если нет печатей в командировочном удостоверении

Командировочное удостоверение является одним из обязательных документов при отправлении специалиста в командировку. Им подтверждается факт пребывания в том или ином предприятии. Отметки в удостоверении вносятся сотрудником той компании, куда уехал по служебным делам работник. При отсутствии печати на документе командировочные расходы не войдут в уменьшение налоговой базы по прибыли.

Вам понадобится

• - Бланк командировочного документа;
• - Налоговый кодекс РФ;
• - документы организации;
• - печати компаний, куда направлен работник;
• - документы работника;
• - письмо МинФина РФ "О командировках";
• - печать гостиницы.

Инструкция

1. Командировочное удостоверение оформляется на основании служебного задания и приказа на командировку. Укажите в документе название организации в соответствии с наименованием, прописанным в уставе или другом учредительном документе.
2. Напишите дату, номер командировочного удостоверения. Впишите персональные данные командированного сотрудника. Укажите название должности, по которой он выполняет свою трудовую функцию, наименование отдела, где он оформлен.
3. В командировочном удостоверении впишите город расположения компании, куда направляется сотрудник. Кратко напишите цель командировки в соответствии с аналогичной графой служебного задания.
4. Укажите число дней командировки, на которые направляется специалист в другой город по служебным делам. Учтите, что количество дней пишется без учета времени нахождения в пути.
5. Во время командировки сотруднику необходимо проставлять отметки. Они вносятся специалистом фирмы, куда направлен работник. Отметка должна содержать название организации, куда прибыл/выбыл командированный сотрудник, наименование должности, личную подпись лица, поставившего отметку.
6. Отметка о прибытии/выбытии заверяется печатью компании. Если она не поставлена, это не является ошибкой сотрудника. Но лишать командировочных расходов у организации оснований не имеется, что регламентировано законодательством. Денежные средства возмещаются в том размере, на который представлены чеки, билеты и другие подтверждающие документы.
7. Командировочное удостоверение представляется компанией вместе с другими документами, перечень которых предусмотрен письмом МинФина РФ, где прописывается порядок списания расходов на командировки. Денежные средства включаются в иные расходы, которые уменьшают базу по прибыли. Поэтому наличие печати на документе обязательно, в противном случае налоговая служба не примет удостоверение в качестве подтверждения расходов.
8. Желательно сделать так. При направлении в командировку в ту же компанию сотрудника в следующий раз попросите проставить необходимые печати.
9. Нередко случается, что у предприятия вообще нет печати. В таком случае наличие печати на командировочном удостоверении обязательно. Разрешается заверять подпись лица, которое проставило отметку, печатью гостиницы того города, куда прибыл работник.