Инструкция
1
Прежде чем внести исправления в какой-либо первичный документ, узнайте, можно ли его корректировать вообще. Существует некоторые формы, в которых исправления недопустимы, например, банковские или кассовые документы. Также нельзя вносить изменения в учредительную документацию.
2
Чтобы внести исправления в какой-либо первичный документ (например, в товарную накладную), перепроверьте повторную информацию. Перечеркните недостоверные данные одной чертой, причем так, чтобы было возможным прочитать некорректную информацию.
3
Рядом с неточными данными укажите верную информацию. Рядом напишите «Исправлено на (укажите новый текст)», поставьте дату внесения корректировочной записи. Обязательно укажите должность и данные (фамилию и инициалы) сотрудника, который внес изменения. Он же должен и поставить рядом подпись. Далее внизу документ снова подписывают те лица, которые внесли изменения.
4
Ни в коем случае не замазывайте при помощи корректировочного карандаша и не стирайте неточные записи. Помните, что документ должен быть оформлен аккуратно и без «грязи».
5
Если вы заметили ошибки в кассовом документе (приходном кассовом ордере, в квитанции или других), уничтожьте эту форму. Бланки строгой отчетности аннулируйте, то есть перечеркните большой чертой всю информацию, а после этого сверху напишите «Аннулировано». Такие «ненужные» документы храните в архиве.
6
Чтобы внести изменения, согласуйте их. Например, если вы заметили неправильную запись в товарной накладной, обговорите внесение корректировок с контрагентом, в адрес которого направляется этот документ. В этом случае изменения вносятся в два экземпляра: в тот который находится у вас, и в экземпляр контрагента. Внесение изменений заверьте печатью организации.