Как организовать архив на предприятии

В процессе своей производственной деятельности любое предприятие создает множество документов, обязательных для хранения на протяжении некоторого, а иногда достаточно продолжительного времени. Именно для этого необходима организация архива.

Инструкция

1. Создайте необходимые условия для хранения документов в архиве. Прежде всего помещение должно быть защищено от прямого влияния солнечного света, уровень влажности воздуха не должен превышать допустимого уровня, а также обязательно должен быть закрыт доступ для посторонних.
2. Учтите, что по требованиям к помещениям архива, его размещение не допускается в деревянных постройках, ветхих строениях, зданиях с сырыми основаниями, чердачными или подвальными помещениями. При этом помещение, предназначенное для хранения разных архивных документов в приспособленном здании должно быть изолировано от остальных помещений, которые расположены в данном здании. Также не допускается размещение архива в помещениях здания, которые заняты службами общественного питания, организациями, хранящими химические или пожароопасные вещества, пищевыми складами.
3. Расположите архив организации в здании, приспособленном или специально построенном для хранения документации. Помещение должно быть отдалено от опасных объектов согласно пожарной безопасности. К таким, например, можно отнести стоянки автомашин, бензоколонки, гаражи. Также вблизи помещения архива предприятия не должно существовать объектов, загрязняющих воздух.
4. Учтите при выборе помещения, подходящего для организации архива, что для нормальной работы архива необходимо несколько обособленных помещений: архивохранилище; помещение для приема документов; помещение для использования, находящихся на хранении документов; рабочая комната для сотрудников архива.
5. Отдалите архивохранилище от лабораторных, бытовых и производственных помещений. При этом, обратите внимание, чтобы оно не имело общих вентиляционных каналов с ними и отделялось от соседних помещений при помощи огнеупорных стен и перекрытий с пределом огнестойкости не меньше двух часов. Также, в помещении архива исключена прокладка труб канализации и водоснабжения.
6. Составьте для организации хранения «Положение о хранении документов» и утвердите его у руководителя. Кроме этого, по приказу руководителя должно быть назначено лицо, которое будет ответственно за архив. Также создается специальная экспертная комиссия, которая будет периодически проводить экспертизу документов на соответствие их сроков хранения.