Читальный залы в государственных исторических архивах нужны для того, чтобы с документами смогли работать посетители. Как правило работают с документами исследователи с целью написания научных работ, статей, книг, а также те, кто составляет генеалогические древа.
Чтобы попасть в читальный зал, необходимо прийти в архив с удостоверением личности (паспорт, водительские права), заполнить анкету и заявление с указанием темы работы. Сейчас во многих архивах это можно сделать и по электронной почте, направив сканированные документы, а во время посещения читального зала необходимо предоставить их в подлинном виде.
Тем, кто ищет родственников, сведения о которых необходимы за последние 75 лет, нужно иметь с собой документы, доказывающие родство. Так, если вам нужны сведения о вступлении в комсомол вашего деда по линии отца, то необходимо иметь с собой документы отца и ваши документы (свидетельство о рождении, паспорта, по которым можно проследить фамилию, а также свидетельство о браке для женщин). Кроме того, работник читального зала обязательно должен ознакомить посетителей с правилами работы.
После оформления документов в читальном зале, посетителю выдаются путеводители и другие методические пособия: перечни, реестры описей, указатели, каталоги) Затем пользователь уже знакомится с описями фондов.
Архивная опись представляет собой архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
Посетитель оформляет требование, в котором указывает выбранные дела. Ограничения по количеству дел устанавливаются архивами в соответствии с правилами работы. Дела исследователь сможет получить не сразу, а через время, также установленное правилами архива. Обычно временной период составляет от 1 до 3 дней. Дело в том, что в архивах хранятся тысячи документов, и быстро их подобрать просто невозможно. Дела хранятся в больших архивохранилищах, которые могут находится даже в разных зданиях, если у архива несколько корпусов. Следовательно, на подбор дел уходит время. К тому же, сотрудники перед выдачей должны полистно просмотреть каждое дело и зафиксировать наличие всех документов. Только после этого дела смогут попасть в читальный зал.
Нужно быть готовым и к тому, что определённые документы для пользователей могут быть закрыты. Это объясняется секретностью некоторых сведений (государственная тайна, персональные сведения и т.п.). Документы, доступ к которым ограничен, могут просматривать только сотрудники архива. Если исследователю необходима определенная информация из таких документов, он может заказать справку (социально-правовой или тематический запрос), которая будет исполнена в установленныйсрок.
Кроме того, иногда ограничение может объясняться плохим физическим состоянием документа.
После выдачи в читальный зал исследователь имеет право работать с документами, делать из них выписки. Копирование (фотографирование, сканирование, ксерокопирование), как правило, платная услуга.
После того, как исследователь провел необходимую работу, дела сдаются сотруднику читального зала, а тот передаёт их в арзивохранилище. Архивисты полистно проверяют наличие и состояние документов, а затем укладывают их на место.
Разработанны определенные правила по поводу того, что нельзя и можно делать в читальном зале. Так, например, в читальный зал категорически нельзя приносить продукты, приходить в верхней одежде, с большими сумками и пакетами. Работать с документами лучше в перчатках - так можно продлить их сохранность и уберечь себя от пыли. Дело в том, что после пролистывания пальцами, на листах остаются пото-жировые следы на бумаге, что также её разрушает. Нельзя, конечно же, рвать листы, вырывать их из дела, писать на них. Ведь каждый архный документ хранит в себе историю. Он сам по себе уникален. Чем дольше мы сможем беречь документы, тем дольше они смогут прослужить нам на благо.
