Инструкция
1
Унифицированная система документооборота, необходимая для обеспечения деятельности организации, включает в себя три вида документов:
- организационные;
- распорядительные;
- информационно-справочные.
Последний вид документов носит вспомогательный характер по отношению к двум первым и, в отличие от них, не является обязательным для исполнения. В них содержится какая-либо служебная специальная информация, необходимая как для принятия управленческих решений, так и для их правильного понимания и исполнения.
2
К информационно-справочным документам относят: деловые информационные письма; телеграммы и телефонограммы; служебные, докладные и объяснительные записки; сводки, обзоры и информационные справки, акты. Содержание этих документов может только приниматься к сведению или побуждать к действиям, основанным на этих сведениях. Это важная часть документооборота, без которой невозможно организовать ни один производственный процесс.
3
Если говорить об отдельных видах информационно-справочных документов, основную их часть, как правило, составляют информационные письма, в которых авторы доводят до сведения респондента какие-то факты, информацию о товарах, грядущих событиях или мероприятиях. Они могут быть как инициативными, так и теми, что пишутся в виде отчета о выполнении порученных заданий от головных организаций, имеющих высший управленческий уровень. Инициативные рекламные письма также относятся к информационно-справочной документации.
4
Сводка, обзор или информационная справка – документы, содержащие описание каких-то однотипных фактов, вещей или событий, в которых может присутствовать краткое резюме, но это требование обязательным не является. Обычные справки могут готовиться по заявлению заинтересованных сторон или физических лиц и служить документом, подтверждающим какой-либо факт. Это, например, справки о заработной плате, составе семьи, месте работы или учебы и пр.
5
Служебные записки обычно используются в качестве обмена информацией между подразделениями, не находящимися в прямой производственной зависимости. Докладные пишутся непосредственному руководителю с целью информирования о фактах, которые ему необходимо знать по долгу службы. Объяснительные используются в случаях нарушения трудовой дисциплины, их пишут сами нарушители с целью объяснения своего поступка. Акты, подтверждающие тот или иной факт, составляются коллегиально и подписываются как минимум 3-мя участниками проверки или действия.