Как тактично отказать постоянному поставщику

Даже деловые взаимоотношения, основанные, прежде всего, на выгоде, предполагают некоторые привилегии для постоянных деловых партнеров, с которыми вас связывают годы сотрудничества. В этом случае вам и самому может быть неприятен отказ, и, в то же время, вы хотите сохранить нормальные отношения. Отказ постоянному поставщику в продолжении сотрудничества легче всего оформить в виде письма, исключающего неловкость личного объяснения.

Вам понадобится

• - Компьютер;
• - бланк вашей компании;
• - принтер;
• - конверт.

Инструкция

1. Кажется, чего проще, вы нашли тот же самый товар по более выгодной цене, и вам следует отказать другому поставщику, с которым у вас давно налажено деловое сотрудничество. Но в этом случае обычные фразы типа «мы вынуждены отказаться от дальнейшего сотрудничества» могут быть превратно истолкованы и восприняты как обида. В деловом мире следует с уважением относиться к своим партнерам и избегать полного разрыва взаимоотношений, поэтому следует написать письмо-отказ таким образом, чтобы оставить возможность сотрудничества в будущем, ведь не исключено, что условия этого сотрудничества в дальнейшем могут быть изменены к вашей выгоде.
2. Прежде всего, следует внутренне настроиться, что ничего плохого вы писать не собираетесь, и отказ в деловом общении вовсе не означает какую-то обиду. И вы, и ваши постоянные партнеры преследуете свои цели, они могут совпадать или не совпадать, но каждый из вас имеет право достигать их любыми более выгодными, оптимальными и рациональными путями. Вашей задачей является отказать в максимально тактичной и корректной форме. Сделать это не так уж и трудно.
3. При написании отказа особенно важна персональная адресация. Начните его с такого обращения: «Добрый день, уважаемый Иван Иванович!». Обязательно следует поблагодарить партнера за те деловые предложения, которые он направлял в ваш адрес, или за долговременное сотрудничество. Здесь необходимо, чтобы было понятно, что эти предложения вами были внимательно изучены или что это сотрудничество было для вас полезным. Необходимо, чтобы ваш адресат видел в тексте те факты и слова, которые ему знакомы. Это служит подтверждением искренности ваших слов.
4. Переходя собственно к отказу, необходимо четко сформулировать и сам отказ, и причины, побудившие вас отклонить предложение или приостановить дальнейшее сотрудничество. Например: «В настоящее время мы не можем принять ваше предложение, поскольку наша компания не имеет возможности приобрести предлагаемый товар по указанным ценам» или: «Мы вынуждены временно отказаться от сотрудничества с Вами по данному вопросу, поскольку нам были предложены более выгодные условия, позволяющие повысить эффективность деятельности нашей компании».
5. Письмо-отказ должно содержать упоминание альтернативных вариантов сотрудничества в будущем: «Мы выражаем надежду, что наше сотрудничество продолжится, и в дальнейшем мы останемся партнерами и сможем реализовать несколько новых проектов».