Инструкция
1
Изложите в трех пунктах, что хотели сказать. Может казаться, что мысли изложены понятно, но восприятие информации зависит от состояния читателя. Поэтому перечитайте текст и выпишите отдельно три главные мысли. Это могут быть факты, даты, имена и т.д. Здесь не нужны эмоции, пишите кратко, в нескольких словах, потому что надо лишь подвести итоги, напомнить основные моменты.
2
Напишите три действия, которые должен выполнить получатель письма. Реакция людей может быть непредсказуемой. Вам кажется, что на изложенную информацию можно отреагировать однозначно, но человек делает это в зависимости от индивидуальных привычек и намерений. Если четко не указать, чего ожидаете от читателя, он не поймет или скажет, что не понял.
3
Расположите список, полученный на предыдущих шагах, в порядке убывания важности. Концовка письма иногда напоминает последнее слово на судебном заседании: от этого зависит впечатление получателя письма, выводы и последствия. Удалите из списка пункты, которые можно опустить без ущерба для смысла сообщения. Оставшийся краткий список расположите в конце письма, чтобы читатель ничего не пропустил.
4
Укажите сроки. Если ждете реакции на письмо, конкретизируйте ваши ожидания. У некоторых людей есть склонность тянуть до последнего, так что указание конкретного времени может оказаться не лишним.
5
Оставьте контактные данные. У вашего корреспондента должна быть возможность быстро найти ваш телефон. Предугадывайте такие ситуации и на всякий случай размещайте в письме необходимую информацию, даже если уверены, что она есть у получателя.
6
Будьте вежливы, скажите что-то приятное, поблагодарите за уделенное время. Адресат охотнее отреагирует и свяжется быстрее, если письмо доставило ему удовольствие или сохранило от неприятных переживаний.
7
Обязательно подписывайте сообщение именем: так создается ощущение реального общения. Это важно, чтобы человек сосредоточился на ответе и отнесся к этому ответственно. Показывайте пример, и люди будут относиться к вам так же.