Инструкция
1
Готовиться к серьезной видеоконференции начинайте не позднее, чем за сутки. Проверьте оборудование, все ли работает? Для этого сделайте тестовый видеозвонок. Не стоит откладывать тестирование аппаратуры на вечер, лучше всего провести ее утром. Если вдруг обнаружатся неполадки, то в течение дня вы сумеете с ними справиться: связаться с техниками и поручить им решить проблему.
2
Подготовьте переговорную комнату. Установите камеру так, чтобы прямой свет не попадал на нее. Проверьте качество изображения. Лучше всего проводить конференцию при искусственном освещении, так как интенсивность дневного света, попадающего в окна, сильно зависит от погоды. Включив освещение, вы сможете настроить камеру, чтобы на следующий день просто включить ее, не беспокоясь об этом вопросе.
3
Подключите микрофон и убедитесь, что звук есть, и что он достаточно хороший. Возможно, потребуется настроить эквалайзер микрофона, чтобы убрать шипение или свист. Сделайте это заранее, не откладывайте на день проведения конференции. Убедитесь, что все работает. Отрегулируйте громкость звука микрофона так, чтобы вы могли спокойно говорить, не повышая голоса, и все участники вас отлично слышали.
4
Обязательно на всякий случай пригласите техника на видеоконференцию. Если все же что-то выйдет из строя (ведь всякое бывает), он поможет быстро устранить проблему. Самая частая причина срывов и проблем в видеоконференциях – это именно всевозможные технические неполадки.
5
За несколько минут до начала конференции еще раз проверьте все оборудование. Возможно, следует заранее позвонить участникам, чтобы убедиться, что у них тоже все в порядке.
6
Соблюдайте этикет видеоконференции. Первым делом представьте всех участников. Если конференция многопоточная, то в каждой группе назначьте председателя, который будет давать слово выступающим, контролируя процесс, чтобы все не пытались говорить одновременно.
7
Помните, что вы как ведущий конференции находитесь в центре внимания. В переговорной вокруг вас людей нет, но есть камера, так что следите за своим поведением и жестикуляцией. Если хотите выключить звук для снижения шума, предупреждайте другие стороны. Если со связью какие-то неполадки, сохраняйте спокойствие и улыбайтесь. Не нужно нервничать.
