Как учесть в целях налогообложения

Иногда в процессе хозяйственной деятельности компании сотрудники используют личный мобильный телефон для служебных целей, то есть расходуют денежные средства, находящиеся на лицевом счете. В этом случае работодатель должен возместить расходы. Как эти затраты учесть в целях налогообложения?

Вам понадобится

• - Договора на оказания услуг связи;
• - счета, счет-фактуры;
• - детализация лицевого счета.

Инструкция

1. Сначала следует заметить, что согласно ст.138 гл.28 Трудового кодекса РФ, работник должен получить согласие руководителя на использование своего личного имущества в служебных целях. Для этого данное условие пропишите в виде дополнительного соглашения к трудовому договору или же оформите в виде приказа. Первый случай целесообразно использовать тогда, когда возмещать расходы придется регулярно, а приказ можно составить, когда затраты возмещаются в единичных случаях.
2. В распорядительных документах укажите максимальную сумму компенсаций. Помните, что все расходы должны быть непременно экономически обоснованы. Естественно, что, если вы разговариваете с другой страной или заказываете какие-либо приложения, эти расходы не могут быть учтены при расчете налога на прибыль. А если вы звонили деловому партнеру в другой город, то вполне можете их отразить.
3. Обязательно подтвердите все расходы. Для этого обратитесь в центр обслуживания абонентов за расчетными листами, счет-фактурами, счетами и актами оказания услуг. Помните, что к этим документам должна прилагаться и распечатка из лицевого счета (детализация).
4. Для того, чтобы подтвердить тот или иной исходящий вызов, приложите копии договора с этим партнером, при этом в реквизитах должен быть указан тот номер, который находится в детализации счета. Также для того, чтобы учесть данные затраты в целях налогообложения, возьмите и договор данного сотрудника с его сотовой компанией на предоставление услуг связи.
5. Компенсации за использование личного телефона сотрудником отразите в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией продукции. Как правило, эти суммы уменьшают налоговую базу при расчете налога на прибыль. Именно поэтому будьте предельно внимательными при учете таких операций, ведь налоговые инспекторы будут тщательно изучать документы, подтверждающие затраты.
6. Запомните, что компенсация может выплачиваться тогда, когда затраты уже осуществлены, то есть работодатель после ознакомления с детализацией должен рассчитать размер выплаты и, если необходимо, издать приказ.