1. Начать письмо-отказ с повторения

    Одним из наиболее распространенных способов составления писем-отказов является краткое изложение в начале просьбы соискателя. Это убедит адресата, что его ходатайство не осталось без внимания: с ним ознакомились, но в силу объективных причин не смогли удовлетворить.

  2. Начать письмо-отказ с комментария

    Правильно начать письмо-отказ можно с комментария. Эту форму целесообразно применять, если заявитель направил письмо в форме претензии. В комментарии должны быть перечислены доводы заявителя, с которыми согласна вторая сторона. Причем, аргументировано. После этого можно плавно перейти к причинам, по которым претензия не может быть удовлетворена: лаконично и обобщенно. Использование обобщенной формулировки отказа смягчит его. Получатель не расценит его как индивидуальный, который распространяется исключительно на него.

  3. Какие формулировки использовать

    При составлении письма-отказа необходимо выдержать письмо в вежливом, корректном тоне. Для этого следует вводить в текст соответствующие слова и словосочетания: «к сожалению», «вынуждены отклонить», «лишены возможности» и т.д.

  4. Окончание письма должно быть обнадеживающим для получателя. Можно акцентировать внимание на перспективах: «В следующем году ожидается стабилизация экономической ситуации, которая укрепит позиции нашей компании и даст возможность приступить к реализации новых проектов. Мы будем готовы продолжить сотрудничество, что в настоящее время в силу объективных причин осуществить затруднительно».

    Главное, дать понять потребителю, клиенту, что компания заинтересована в нем и положительном решении его вопроса. Но временно не может этого сделать.

  5. Чего следует избегать

    Начало письма предполагает объяснение причин отказа. Однако пространные объяснения и извинения в данном случае неуместны. Ведь необоснованные просьбы и претензии не обязывают вторую сторону приносить извинения их автору.

  6. При составлении письма следует уходить от бюрократических клише и общих формулировок, мало касающихся сути ходатайства или заявления и по своему содержанию больше напоминающих отписку. Текст должен быть четко структурированным, аргументированным и лаконичным, касающимся конкретного вопроса. В этом случае отказ выглядит логично вытекающим из приведенных фактов. Причем, получатель принимает его менее болезненно.

    Во всех других письмах любое письмо начинается с обычного приветствия. Если же речь идет о деловой корреспонденции, то правила составления таковой следует изучить заранее.