Как заполнять письмо

Письма приходится писать сотрудникам любого уровня: и секретарям, и топ-менеджерам, и генеральным директорам. Конечно, по смыслу и содержанию эти письма неравнозначны. Но все они работают на формирование профессионального имиджа и имиджа компании в целом. Как копейка бережет рубль, так даже самое короткое письмо наносит свой «отпечаток» на лицо компании.

Инструкция

1. В начале письма всегда пишите полное имя адресата. «Уважаемый господин К.А!» - в первых строках письма вашему партнеру от вашего секретаря и сделка может не состояться. Ответ с ошибкой в имени на запрос от менеджера отдела сбыта и крупная поставка достанется конкуренту.
2. В электронных письмах всегда пишите название письма. И старайтесь, чтобы оно было оригинальным. Представьте, например, что вы начальник известной газеты. Вы открываете почту, а там два письма от ваших сотрудников. В теме первого написано «Моя новая статья называется – Самые популярные имена для детей». В теме второго написано «Моя новая статья называется – В России начали рождаться ангелы». Какое письмо вы откроете первым? Конечно, второе письмо – какое захватывающее название, интересно, о чем эта статья. С первой-то статьей все понятно – там о детских именах. А эта статья о чем? Открываете, а там написано: «В России начали рождаться ангелы. Так, по свидетельству московского загса, родители выбирают для своих малышей такие имена, как Ангел, Ляля, Весна…» Вот и весь секрет. Но психология такова, что и начальник издательского отдела, и читатель газеты выберет второе название. Поэтому очень важно уметь правильно озаглавить свои электронные письма. Особенно, если речь в письме пойдет о важном для вас, для компании предложении, когда надо заинтересовать, привлечь внимание.
3. Особое внимание нужно обратить на вежливое обращение Вы/вы в деловом письме. В современном русском языке существуют некоторые правила и рекомендации по написанию местоимений вы и ваш. «С прописной буквы пишутся местоимения Вы и Ваш для выражения вежливого обращения к одному лицу, например: Прошу Вас, уважаемый Сергей Петрович... Примечание: При обращении к нескольким лицам эти местоимения пишутся со строчной буквы, например: Прошу вас, уважаемые Сергей Петрович и Павел Иванович...» (Розенталь Д.Э., Джанджакова Е.В., Кабанова Н.П. Справочник по правописанию, произношению, литературному редактированию. М.: Московская международная школа переводчиков, 1994, § 28. Условные имена собственные, п. 3, стр. 30).
4. Составляя текст самого письма, важно помнить, что в деловых письмах нужно использовать письменную речь, а не разговорную. В противном случае можно заработать обвинения в нарушении субординации и фамильярности.