Как провести конференцию

Прежде всего, стоит начать с приглашения всех участников, которые должны быть направлены заблаговременно, чтобы не было никаких срывов и для того чтобы каждый из них смог подготовиться по теме конференции и внести свой вклад в конструктивное развитие предполагаемых дискуссий. Нужно решить, будет ли оповещение с приглашением в устной форме по телефону, в виде рассылки sms-сообщений или писем по электронной почте с просьбами подтвердить свое участие в мероприятии.

После этого стоит составить точный список всех, кто подтвердил свое участие и изготовить бейджи. При этом в обязательном порядке нужно проверить правильность написания фамилии, имени и отчества всех участников, чтобы не портить настроение всем тем, кто примет участие в конференции и для того чтобы подчеркнуть свое уважительное отношение к каждому участнику.

Далее следует составить план предполагаемого мероприятия, в обязательном порядке включить в него с интервалом в час-полтора «кофе-брейки», во время которых участники смогут в непринужденной атмосфере пообщаться друг с другом и поближе познакомиться. Ведь конференция- это площадка для обмена взглядами и хороший повод для улучшения уже имеющихся связей, для освоения новых высот бизнес - контактов.

Стоит учесть, что более презентабельно будет выглядеть конференция, в ходе которой участникам будут представлены видео - фильмы и презентации, так как наглядность улучшает усвоение информации и способствует более четкому фокусированию участвующей группы на теме обсуждения.

Провести конференцию с участием зарубежных партнеров и гостей более ответственно, так как нужно продумать все тонкости и согласовать их с переводчиками, а также установить соответствующее оборудование, которое бы упростило понимание переводимой речи для не носителей языка.

Стоит четко обозначить регламент конференции по выступлениям, комментариям и дополнительным вопросам и прикрепить его в раздаточные материалы, которые будут у каждого участника, чтобы потом не возникло никаких ноток недопонимания или злоупотребления предоставленным временем.

Стоит заранее проверить все медиа - файлы и презентации и выделить одного человека, который будет всем выступающим помогать презентовать наглядные материалы - это поможет избежать суеты во время самой презентации, а также сэкономит нервные клетки всем участникам.

Если вы решили впервые провести конференцию, вам стоит детально все расписать и под каждым пунктом, необходимым для успешного выполнения задания назвать ответственное лицо, тогда будет легче распределить командные работы, и каждый будет знать, за что именно он отвечает.

В завершении конференции обязательно нужно не только устно поблагодарить всех участников, но и разослать им благодарности по sms-сообщениям или на адреса электронной почты.