Как воздействовать на адресата при ведении деловой переписки

Порой люди, использующие для делового общения письма, задаются вопросом: можно ли каким-либо способом повлиять на решение адресата. Некоторые считают, что это невозможно; другие же отвечают на вопрос утвердительно. Кто прав? Деловая переписка – это очень тонкая работа. Ведь оформляя письмо, вы должны выразить адресату уважение, быть корректным и ненавязчивым! Воздействовать на человека через бумагу можно, но для этого нужно соблюдать некоторые правила.

Установление психологического контакта

Психологический контакт в деловой переписке имеет очень большое значение, ведь при его отсутствии сотрудничество практически невозможно. Обязательно обращайтесь к адресату, применяя слово «Уважаемый». Никогда не сокращайте слова в «шапке». То есть, если вы плохо знаете человека, можете обратиться следующим образом «Уважаемый господин Петров», а не «Ув. г-н Петров».

Если вы ранее встречались с человеком и общались на какие-то темы, которые касаются вашей работы, обязательно используйте этот факт во вступлении. Если вы мало знакомы с адресатом, наведите справки о его компании.

Пример вступления.
1. Уважаемый Петр Петрович! На деловой встрече, приходившей в ресторане «Ангара» 12 октября этого года, мы с Вами обсуждали тему инвестирования малого бизнеса.
2. Уважаемый господин Петров! Нам стало известно, что ваша компания является лидирующей в Иркутской области по производству ленточных пил. Наша фирма занимается производством пилорам. Мы бы хотели в дальнейшем сотрудничать с Вами.

Если вам стало известно, что руководитель организации очень озабочен своей репутацией и ищет партнеров, можете попросить его дать совет. Такой человек с радостью согласится помочь, ведь вы можете повлиять на репутацию компании. С такой организацией очень удобно сотрудничать, ведь руководитель постарается выполнить все условия договора, дабы не заработать отрицательные отзывы.

Поиск аргументов и фактов

Чтобы убедить клиента в своей правоте, вы должны найти аргументы. Они бывают средние, сильные и самые сильные. Психологи советуют придерживаться следующей последовательности при составлении письма: сильные – средние – самые сильные.

К сильным можно отнести следующие аргументы:
- На презентации будут представлены новейшие разработки оборудования для производства ленточных пил.
- Цена на предлагаемое оборудование будет ниже рыночного на 30%.

К средним фактам можно отнести:
- У участников презентации будет возможность увидеть новое оборудование в действии, а также получить консультацию по работе устройств.
- Гарантия на предлагаемое оборудование будет увеличена на 2 года.

К сильным можно отнести следующие аргументы:
- В конце презентации состоится акция, участники которой при покупке оборудования смогут получить второе совершенно бесплатно.

Поиск проблемы адресата

Прежде чем что-то предложить, попробуйте найти причину, которая может побудить читателя воспользоваться вашими услугами или приобрести у вас товар. Например, вы предлагаете услуги по грузоперевозкам. Внимательно изучите работу адресата, выявите его недовольства. Для этого вы можете заслать «шпиона». Также можно узнать, услугами какой компании он пользуется. Затем найти отрицательные стороны той организации, осуществляющей грузоперевозки. Постарайтесь обозначить проблему, которая может возникнуть в ходе работы со сторонней организацией.

Если вы предлагаете оборудование, которое лучше того, которое использует адресат, обязательно напишите об этом в письме, ссылаясь на то, что с вашими устройствами объемы производимой продукции резко возрастут.

Формулирование мыслей

Старайтесь правильно формулировать свои мысли. Например, психологи советуют не употреблять частицу «не» и «ни» в деловой переписке.

Пример.
Неправильная фраза: 12 октября вам ни мешало бы посетить нашу выставку.
Правильная фраза: 12 октября мы будем рады видеть Вас на нашей выставке.

Оформление письма

От оформления исходящей корреспонденции зависит отношение адресата к вашей компании. Деловая переписка подразумевает использование фирменного бланка организации. Не стоит экспериментировать со шрифтом и размером, лучше остановите свой выбор на стандартах, то есть шрифт Times New Roman и размер 12. Пусть это и мелочи, но на психологическом уровне очень влияет на человека!