Чтобы электронный классный журнал выполнял свои функции в полной мере и способствовал открытости обучения, его необходимо правильно вести. Для пожилых преподавателей не всегда легко отказаться от привычных рукописных отчетов, но через некоторое время и они могут оценить удобство нового журнала.

После того как программа «Дневник. ру» (именно так называется электронный классный журнал) будет официально зарегистрирована и установлена, системный администратор передает пользователям пароли и логины для доступа к своим функционалам. Классные руководители, в свою очередь, передают необходимые данные родителям и учащимся, чтобы те могли в любой момент контролировать результаты обучения.

Классный руководитель регулярно заполняет электронный журнал. Он вносит данные об учениках и следит за их достоверностью. В случае отсутствия ученика по болезни он отмечает пропуски уроков буквой «б», по неуважительной причине – «н». Вместе с учителями-предметниками классный руководитель делит класс на группы в начале каждого года. Несмотря на то, что родители могут контролировать процесс обучения онлайн, классный руководитель должен формировать и распечатывать отчеты об успеваемости и посещаемости их детей.

Каждый учитель-предметник ведет классный журнал в пределах своей компетенции. Он заносит в него данные об учебных программах, домашних заданиях, посещаемости и успеваемости. Заполнение журнала обязательно должно проводиться в день проведения урока, выставлять оценки задним числом нельзя (исключение составляют оценки за письменные работы, их можно выставить в течение 3-х дней).

В целом, работа с электронным журналом повторяет работу с обычным бумажным носителем. По окончании триместров на основании электронного журнала составляются его твердые копии, они визируются подписями и подшиваются в дело. Очень важно, чтобы пароли и логины учителей, классных руководителей не стали известны учащимся и их родителям.