Инструкция
1
Соберите все договоры, которые вы хотите привести в порядок, и оцените их. Обратите внимание на то, как часто они заключаются и с какими партнерами. Это поможет вам выбрать способ классификации документов.
2
Если партнеров много, больше подойдет способ упорядочивания договоров по дате их заключения. В том случае, когда на протяжении длительного периода договоры заключаются с одними и теми же фирмами, их можно сгруппировать в отдельную категорию (папку) по контрагентам. А в некоторых случаях достаточно просто расположить договоры в алфавитном порядке по названиям фирм-партнеров.
3
Какой бы из способов вы ни выбрали, не забывайте, что объемные папки очень неудобны в использовании. Просмотрите договоры и уберите из общей стопки те, срок действия которых истек. Заведите под них отдельную папку. К таким договорам чаще всего обращаются только от случая к случаю, в повседневной работе они не требуются.
4
Располагая договоры в хронологическом порядке, придерживайтесь общих принципов ведения и хранения документации. В тех папках, которыми часто пользуются, недавно заключенные договоры располагаются сверху. Снизу находятся документы с более ранним сроком создания. При подшивке в архив, наоборот, сверху должен находиться первый, а снизу – самый последний заключенный договор.
5
Используйте маркеры, ярлыки, закладки и прочие канцелярские товары, чтобы визуально отделить одну категорию от другой. Следите за тем, чтобы такие разделители явно выделялись в папке. Это значительно облегчит поиск нужных документов.
6
После того как все договоры поставки товаров будут разложены в папке подходящим способом, обязательно составьте реестр документов. Вынесите его на обложку или вложите в папку поверх всех договоров. Оставьте в реестре пустые строки. Вкладывая новый договор, вносите информацию о нем в реестр.
