За несколько месяцев до самой церемонии объявляется отбор работ для участия в конкурсе. Сюжеты, фильмы, программы и оформленные в соответствии с требованиями конкурса заявки на отбор отправляются в Фонд «Академия Российского телевидения». Работы должны быть на русском языке или переведены на него – это обязательное условие.

Оценивают работы 9 профессиональных гильдий Фонда. Например, операторы смотрят, насколько качественно выполнена операторская работа. Звукорежиссеры оценивают звук. Производители программ для детей ставят баллы детским передачам.

В разные годы ТЭФИ вручалась по разному количеству номинаций – от 40 до 50-ти. Среди них такие категории, как «За личный вклад в развитие российского телевидения», «Интервьюер», «Лучший спортивный комментатор», «Журналистское расследование», «Ток-шоу» и другие. Награждаются как отдельные люди, так и целые программы и фильмы.

Церемония вручения премии не имеет фиксированного места проведения. В разные годы ее вручали и в Малом зале Кремлевского Дворца, и в одном из помпезных отелей столицы, и в центральном доме предпринимателя. ТЭФИ-2011, которая прошла 25 и 29 мая 2012 года, проводилась в московском театре «Новая опера» и в Театре мюзикла.

Церемонию обычно ведут несколько ведущих, каждый год разные. К примеру, ТЭФИ – 2009 вели телеведущие Светлана Сорокина, Кирилл Набутов, Леонид Парфенов, актрисы Ксения Раппопорт и Анна Шатилова.

На сцене ведущие объявляют лучших в каждой номинации. Если несколько претендентов на победу получили равное количество голосов, награждается каждый. После того, как провозглашается победитель, он поднимается на сцену и получает бронзового Орфея.
Обычно из зала, где проходит церемония вручения премии, ведется прямая трансляция мероприятия.