Инструкция
1
Сроки, в течение которых должны храниться документы и бланки, оговариваются в п. 8 ст. 25 Налогового Кодекса РФ. В частности, для документов бухгалтерского учета и тех, что необходимы для исчисления и уплаты налогов, срок хранения установлен в 4 года. Это же относится к тем документам, которые служат подтверждением уплаты налогов и полученных предприятием доходов, а для организаций – и произведенных расходов.
2
Федеральный закон «О бухгалтерском учете» повышает установленный срок хранения подобного рода документов на один год, т.е. первичные учетные документы организация должна хранить не менее 5 лет.
3
Бланки строгой отчетности также относятся к «первичке». Поскольку они служат подтверждением наличных денежных расчетов, произведенных без использования контрольно-кассовых машин, то к срокам и условиям их хранения применяются нормы, установленные в «Положении об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники».
4
Копии использованных корешков бланков храните в упакованных и опечатанных мешках. Мешки должны быть систематизированы и подписаны. По истечении пятилетнего срока хранения, но не ранее, чем через месяц после последней инвентаризации и проверки товарного отчета, корешки бланков уничтожьте на основании акта о списании. Акт подписывают члены комиссии, в которую входит руководитель предприятия. Этот же порядок списания предусмотрен для некомплектных или испорченных по неосторожности бланков.
5
Для хранения первичной бухгалтерской документации и бланков строгой отчетности выделите, по возможности, отдельное помещение-архив. Оснастите его несгораемыми шкафами, оснащенными пломбами. Доступ в него следует ограничить на основании соответствующего приказа, подписанного руководителем предприятия. В приказе должен быть установлен порядок пользования архивом и учета выдачи документов, хранящимися в нем.