Инструкция
1
У небольших предприятий, как правило, не возникает особых проблем с организацией платежей: финансовый работник формирует поручения, отвозит в банк или передает в электронном виде по системе «Клиент-Банк», получает выписки и проводит их в бухгалтерской программе. Если же речь идет о холдинге, объединяющем несколько десятков юридических лиц, для управления расчетным счетом требуется система.
2
Организуйте учет документов, поступающих на оплату от разных подразделений компании: регистрируйте их в специальном журнале или электронном файле с локальным сетевым доступом. Сами счета, спецификации, служебные записки и прочие заявки с просьбой о перечислении средств храните в разных накопителях по соответствующей тематике: налоги, зарплата, платежи основным поставщикам, коммунальные расходы, расчеты по кредитам и т.д.
3
Оформляя платежные поручения, внимательно проверяйте банковские реквизиты получателя, сумму платежа и его назначение. Никто не застрахован от ошибок, поэтому, отдавая готовые платежки на проверку и подпись главному бухгалтеру, прикрепите к каждому поручению первичный документ, на основании которого оно было составлено.
4
Как правило, сотрудникам, оставившим заявку на оплату каких-либо расходов, важно знать дату и номер платежного поручения. Чтобы при каждом вопросе не отвлекаться на поиски, ведите ежедневный сводный реестр операций по расчетному счету. Он должен содержать информацию о получателе, сумме и назначении платежа, при множестве юридических лиц в составе компании - о плательщике, а также номер поручения.
5
Такой реестр операций можно составлять вручную, но наиболее оптимальным будет его автоматизированный вариант. В большинстве бухгалтерских программ имеется подобная функция, либо есть возможность ее создания.
6
Для удобства ведите сводку о платежах в файле с общим доступом, или выкладывайте ее в готовом виде в локальную сеть вашей организации. Так все заинтересованные лица смогут получить необходимые им сведения.
7
Чтобы не пропустить сроки регулярных платежей, составьте календарь для плановых расходов: налогов, уплаты процентов по кредитам, очередных траншей по договорам и т.д.
8
Для правильного отражения операций по расчетному счету в бухгалтерском учете согласуйте с главным бухгалтером типовые проводки в письменном виде и ориентируйтесь на них при разноске банковских выписок.
9
Обязательно установите систему «Клиент-Банк». Она позволит избежать ежедневных поездок в банк и ускорит проведение платежей, поскольку операционисту банка не придется обрабатывать их вручную. Практически все подобные программы поддерживают функции обмена с бухгалтерскими программами: загрузки платежных поручений и выгрузки выписок.
10
Разумеется, автоматизация расчетов не отменяет документов на бумажных носителях, поэтому не забывайте регулярно получать из банка выписки по расчетному счету и передавать их в бухгалтерию.