Как отправить письмо на факс

Служащим офиса часто приходится отправлять письма по факсу. Случаи могут быть абсолютно разные, но что делать, если вы столкнулись с такой проблемой впервые и совершенно не имеете представления о том, как отправить письмо на факс.

Инструкция

1. Составьте свое письмо в текстовом редакторе MS Word, применив при этом тот шаблон, который можно использовать в MS Publisher для добавления логотипа компании. Используйте MS EXEL, если вам необходимо составить и отправить на факс таблицы. В случае, если вы будете отправлять картинки, они обязательно должны иметь расширение .JPEG.
2. Знайте, размер стандартного письма, которое можно отправить по факсу – страница формата А4. Требуемый шрифт для письма - не менее 10 кегль. По этой причине лучше всего вместить все свои мысли на одном листе, чтобы не пришлось посылать информацию на нескольких страницах.
3. Излагайте всю информацию понятно и кратко. Пишите в письме, которое будете отправлять на факс, только то, что будет полезно и интересно вашему адресату. Если, к примеру, вам был направлен конкретный запрос, отвечайте именно на него, не отклоняясь от темы и т.д.
4. Не вставляйте в письма мелкие картинки или рисунки, они могут смазаться, и в итоге адресат получит только негативное мнение о вас или вашей компании. Не забудьте указать в конце послания свой адрес, номер телефона/факса или другую контактную информацию.
5. Распечатайте письмо. Осмотрите документ на качество печати, оно должно быть хорошим, все буквы должны быть четкими и не смазанными, чтобы адресат мог разобрать текст. Если вы обнаружили какие-то недочеты, исправьте их и распечатайте письмо заново.
6. Откройте на факсе лоток для подачи документов. Как правило, он находится в задней части аппарата. Вставьте свое письмо лицевой стороной вниз. Если у вас несколько листов, уточните, поддерживает ли ваш факсимильный аппарат массовую отправку, если нет, каждый из листов придется вставлять по отдельности.
7. Дождитесь звукового сигнала, аппарат должен захватить бумагу. Наберите номер факса своего адресата. Дождитесь ответа на том конце провода.
8. Представьтесь и укажите, что вы хотели бы передать факс. Нажмите кнопку «Старт» вместе с адресатом (Обычно говорят: «Стартую»). Факс отправится, если все действия выполнены точно. Не кладите трубку до той поры, пока бумага не пройдет полностью через аппарат.
9. Нажмите кнопку «Связь» и уточните, пришло ли ваше письмо адресату (прошел ли факс). Если качество отображения плохое, повторите все действия снова.