Инструкция
1
Создание архива электронных документов включает в себя несколько этапов. Первоначально приобретите и установите лицензионное программное обеспечение на компьютерную технику компании.
2
Подготовьте документы, т.е их систематизируйте, идентифицируйте в соответствии с существующей структурой оборота документов в вашей организации. В частности, на данном этапе их нужно будет зарегистрировать, отсортировать по срокам хранения, удалить с несшитых листов скрепки и степлерные скобы.
3
Следующий шаг - оцифровка или сканирование документов. Оно проводится на техническом оборудовании, поддерживающем именно тот вид и формат документа, который используется в данной организации. На этом этапе проверьте качество воспроизведение документов, при необходимости сделайте скан повторно.
4
Далее - этап преобразования (конвертация) документов в тот формат, который отвечает концепции их хранения и производственным стандартам, а затем - этап индексации, т.е. «присвоения» каждому документу ключевых слов для последующего поиска нужной информации либо создания полнотекстовой базы данных.
5
В заключение работы по созданию электронного архива установите настройки (право доступа, право изменения документов) и проведите обучение персонала организации.
Обратите внимание
Структура электронной «памяти» включает в себя несколько систем, назначение которых - преобразование бумажных носителей информации в электронные и наоборот (система ввода/вывода), хранение данных быстрого использования и сбора данных перед записью их на носители долговременного хранения (система оперативного электронного архива), а также долгое по времени хранение объемной информации, потребность в которой не носит регулярного характера (система долгосрочного хранения). Задача еще одной составляющей архива - системы пользовательских приложений - состоит в организации доступа к документам или в файл-серверном режиме, или с помощью систем автоматизации.
