Инструкция
1
Уделите внимание организации рабочего места менеджера. Для нормальной работы необходимы удобный стол и кресло, компьютер с установленным на нем программным обеспечением. Также нужен телефон с выходом на внутренние и внешние линии. Принтер, копир и прочая оргтехника необходимы в тех случаях, когда работа менеджера связана с большим объемом документации.
2
Необходимо обеспечить сотрудника канцелярскими принадлежностями. Это может быть ежедневник, несколько наборов бумаги (писчая, самоклеющаяся и т.д.), ручки, калькуляторы и т.д. Для того чтобы работа с документацией и корреспонденцией была быстрой и эффективной, необходимо продумать способ хранения бумаг – по категориям, в алфавитном порядке, по срочности и т.д. Шкаф для бумаг должен состоять из нескольких полок, а папки для документов должны быть структурированы и, при необходимости, занесены в каталог. Срочную корреспонденцию можно хранить на рабочем столе в специальном лотке.
3
Необходимо научиться вести телефонные разговоры максимально продуктивно и быстро. Для этого у менеджера должен быть организован справочный аппарат – все нужные телефоны должны быть всегда под рукой (удобно использовать для этого компьютер, где будет храниться вся дополнительная информация о контактах). Перед тем как сделать звонок, необходимо распланировать его, оценить тему, записать вопросы. Экономит время менеджера перенаправление звонков на секретаря.
4
Подготовке совещаний, которые проводит менеджер, следует уделить особое внимание – количество человек не должно превышать 10, должен вестись протокол, должна быть четко определена продолжительность собрания.
5
Принципы тайм-менеджмента применимы к организации деятельности менеджера любого уровня. Тщательное планирование рабочего дня, где по минутам расписаны все мероприятия, позволит сэкономить значительное количество времени и достичь высоких результатов.
6
Менеджер должен уметь хорошо говорить, поэтому посещение различных семинаров, тренингов и курсов не только расширит его кругозор, но и поможет научиться выделять в своей речи главное. Знание психологии позволит менеджеру быстро находить общий язык с подчиненными и коллегами.