Добрый день!
Несколько непонятно определение "отказные письма"? Это постановления об отказе в возбуждении уголовного дела? Или это письма о результате рассмотрения Ваших доводов в форме простого обращения (проще говоря: рассмотрели как письмо, а не как заявление о возбуждении дела)?

Если коротко, то процедура должна выглядеть так: письменное заявление о возбуждении дела (в 2 экз) подается в дежурную часть отдела полиции. Одни экз они принимают, на втором ставят штамп, что приняли, или выдают талоне-уведомление.
Максимум через 30 суток полиция принимает решение о возбуждении дела, об отказе в его возбуждении или о направлении в иной орган. Вас как заявителя должны о решении письменно уведомить.

Это теория.

На практике часто бывает по другому. Но дать более конкретный совет можно, если Вы более детально сможете описать ситуацию и покажете эти "отказные письма".

Если Вы проживаете в Республике Башкортостан, Вы можете позвонить мне по номеру 8 (937) 322-37-07 или написать на адрес: ilnurdavletov@gmail.com.