Начнём с того, что архив как государственное учреждение представляет собой учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.
Итак, основные функции архива - хранить документы. Какие именно? Все! Но у разных видов документов разные сроки хранения. Те, которые представляют ценность для истории, например, остаются на хранении вечно.
Для чего нужны архивы людям? Во-первых, у каждого человека могут возникнуть вопросы, касающиеся документов для оформления тех или иных льгот. Так, при выходе на пенсию, часто приходится подтверждать стаж работы. И здесь на помощь придет архив - главное узнать, в каком именно архиве хранятся документы той или иной организации.
Во-вторых, архивы сохраняют историк-документальное наследие для будущих поколений. В архивных учреждениях хранятся документы дореволюционного, советского и даже настоящего времени. Кроме того, существуют фонды личного происхождения, в которых хранятся документы именитых деятелей регионов и страны.
В-третьих, архивные документы - неизменным помощникт в составлении генеалогии. В них можно найти сведения для составления генеалогического древа практически за любой период.
В четвёртых, архив не только поможет разыскать в документах сведения, но и сохранить их! Архивы принимают на хранение документы личного происхождения. Конечно, существует определённый отбор - экспертиза ценности, которую проходят все переданные документы. Ценными могут быть, например, документы периода Великой Отечественной войны - фотографии, письма, наградные документы, воспоминания участников событий. Какие плюсы в этом случае для тех, кто сдаёт документы (в архивной терминологии таких людей называют фондодержателями)? А плюсов действительно много. Этим документам гарантирован сохранность на очень долгие годы - архивисты будут следить за их состоянием: вовремя реставрировать, спасать от грибков, пыли и разрушений.
И, конечно же, для фондодеждателей и их родственников переданные документы будут всегда доступны. Кроме того, в условиях современного времени, архив принимает и электронные копии документов, если подлинник сдавать на хранение пока не хочет.
Подведем краткие итоги итоги. Итак, архивы помогают:
1. сохранить историю страны, региона, учреждения и даже семьи;
2. передать историко-документальное наследие для будущих поколений;
3. изучать историю и писать научные труды;
4. сохранть для граждан документы соцаильно-провового характера, которые могут подтвердить определенные льготы (стаж, возникновение каких-то социально-правовых отношений и другие).