Каждый как может крутится в своих делах и порой даже не замечает, что на некоторые уходит намного больше времени, чем ему того хотелось бы. Знакомо? Тогда необходимо выстроить систему работы с задачами, а для этого в нашем мире полно инструментов. Вот самые эффективные из них.

Инструмент №1. Все в кучу

Кто-то предпочитает использовать гаджет в процессе планирования, кто-то дружит с бумагой. Кем бы вы ни были, возьмите/откройте чистый лист и на нем напишите все-все ваши дела и задачи. В списке окажутся как те, которые нужно выполнить срочно, так и те, дедлайн (deadline - крайний срок) для которых наступит еще не скоро. Тем не менее, все они должны быть записаны. 

Инструмент №2. Разбор по «коробочкам»

Безусловно, огромный список дел способен загнать в депрессию любого. Но не стоит отчаиваться! Первое, что нужно сделать с готовым списком задач, это разобрать его по «коробочкам», имя каждой из которых будет носить название сферы вашей деятельности (например, «дом, семья», «работа», «фриланс», «дача» и т.д.). Распределенный тематический список уже не выглядит таким огромным. К тому же теперь нет смысла, выполняя «рабочие» задачи, думать о «семейных», что благотворно скажется на нервной системе и избавит от лишнего стресса.

Инструмент №3. Определение сроков

В каждой группе задач есть срочные и долгосрочные, это также стоит учитывать. Что-то нужно сделать до завтра, а что-то станет актуальным через пару месяцев. Наведите порядок, определив для каждой задачи свой дедлайн. Лучше всего распределить дела на календаре - настольном или электронном (если вы пользуетесь при планировании гаджетом). Для последнего варианта поставьте оповещение - точно ничего не пропустите.


Инструмент №4. Оценка масштаба

В группах срочных задач у вас, скорее всего, найдутся масштабные дела, которые содержат в себе так называемые «подзадачи». Некоторые специалисты по тайм-менеджменту советуют все свои дела разбивать на более мелкие шаги, чтобы выполнение не казалось таким уж трудным. И если маленькие планы можно не «препарировать», то с большими это настоятельно рекомендуется сделать. 

Инструмент №5. Найти регулярное

Случается так, что планировать регулярные задачи - один из самых трудных шагов на пути к освобождению времени для себя. Из одной задачи «вынести мусор» вырастают сразу семь таких же и поселяются в вашем календаре, пугая своим количеством. Это когнитивное искажение не стоит принимать всерьез - необходимо обращать внимание не на количество, а на объем затрачиваемых ресурсов на задачу. Так, вынести мусор - это не всегда отдельное мероприятие, сделать это можно по пути на работу или с работы.

Инструмент №6. Делегирование

В большинстве случаев ваши дела и задачи оказываются не только вашими - даже в семье над чем-то вы трудитесь вместе с родными. Определите, кого вы можете подключить к выполнению той или иной задачи, чтобы работа шла продуктивней. Главное здесь - установить точные сроки выполнения, а также доверять совместные задачи только ответственным людям, которые точно не подведут. 


Инструмент №7. Обязательный отдых

Если все остальные инструменты применены верно, а приоритеты расставлены правильно, у вас каждый день найдется такой промежуток времени, который ничем не заполнен. Его-то и следует посвятить себе любимому. Может быть таких промежутков получится несколько и небольшой продолжительности, в таком случае поищите способ скомпоновать дела таким образом, чтобы «время отдыха» увеличилось и встало на тот период дня, когда для вас это удобно. Не стремитесь заполнить якобы «пустое» пространство другими делами - всегда оставляйте время для себя.