Вам понадобится
  • - документы сотрудника, принятого на работу (паспорт, документы об образовании);
  • - документы, оформляемые при приеме на работу и в процессе трудовой деятельности сотрудника;
  • - фотография сотрудника размером 3х4 см;
  • - папка-скоросшиватель.
Инструкция
1
Распечатайте и выдайте сотруднику, принятому на работу, бланки личного листка по учету кадров и автобиографии, попросите сотрудника заполнить их от руки. Пусть сотрудник проставит в заполненных документах свою подпись и дату заполнения. Приклейте фотографию сотрудника на первую страницу личного листка по учету кадров.
2
Возьмите обычный скоросшиватель, распечатайте и приклейте на него титульный лист-обложку личного дела. Сделайте копии паспорта(страниц с фотографией, с пропиской, с отметками о семейном положении), документов об образовании сотрудника, поместите их в личное дело. Прикрепите туда также характеристики, рекомендации, резюме сотрудника, заявление о приеме на работу. Если в организации трудовые договора и кадровые приказы хранятся отдельно, то сделайте и поместите в личное дело их копии.
3
Подшейте также в личное дело экземпляр должностной инструкции и другие документы, касающиеся оформления приема на работу сотрудника. Не забудьте прикрепить автобиографию и личный листок по учету кадров(обычно его помещают в начало личного дела). Пронумеруйте все листы личного дела, начиная с копии паспорта и документов об образовании. Сделайте внутреннюю опись документов, хранящихся в личном деле и поместите ее в начало личного дела.
4
Дополните личное дело сотрудника в процессе его работы копиями различных документов о повышении квалификации (копиями дипломов, свидетельств, сертификатов и т.п.), документами, подтверждающими переводы (заявлениями, дополнительными соглашениями к трудовому договору, копиями или вторыми экземплярами приказов и т.п.), приказами о наложении взысканий или о поощрениях и иными документами.
5
Завершите личное дело при увольнении сотрудника из организации документами об увольнении: заявлением об увольнении, соглашением сторон, копией или вторым экземпляром приказа об увольнении и прочими документами.
6
Подготовьте личное дело уволенного сотрудника к передаче в архив. Для этого расположите документы по хронологии дат в следующем порядке:
— личный листок по учету кадров и автобиография;
— копия паспорта и документов об образовании;
— документы о приеме на работу;
— документы, которые оформляются кадровой службой в течение трудовой деятельности сотрудника;
— документы об увольнении(завершают личное дело).
Пронумеруйте листы личного дела, переоформите его внутреннюю опись, сдайте документ в архив.
7
В процессе делопроизводства документы личного дела располагаются внутри него в обратной временной хронологии, т.е. в начале дела оказываются размещенными документы об увольнении; за ними - документы о переводах сотрудника, приказы о поощрениях и взысканиях и пр.; за ними - документы о приеме на работу и копии документов об образовании и т.п.