Инструкция
1
Перед тем, как отказать кому-то в чем-то, хорошо подумайте, почему вам так не хочется выполнять просьбу. Вам неприятно? Это не соответствует вашим принципам? Это не входит в ваши обязанности? Для успешного и безболезненного отказа нужно найти в себе и сформулировать четкий тезис - ответ на вопрос, почему вы не хотите выполнять просьбу человека.
2
Как только вы разобрались со своими личными причинами, подумайте, зачем человеку понадобилось то, о чем он просит. Если понадобится - уточните у потенциального адресата вашего отказа такие же конкретные причины его просьбы. Уместно будет задавать наводящие вопросы, чтобы как можно четче понять мотивы человека.
3
Если после того, как вам доходчиво объяснили, что и зачем у вас просят, вы все еще намерены отказать, осознайте простую вещь: отказ может звучать по-разному. Это может быть пустое "нет", а может быть развернутый мягкий ответ в виде "к сожалению, я не могу тебе помочь, потому что..." или "я бы очень хотел(а) помочь, но не могу этого сделать, потому что...". После многоточия следует ваш тезис, сформулированный в шаге №1.Чисто психологически такая формулировка сглаживает острый момент отказа, но при этом не отменяет его сути.
4
Три помощника при отказе: твердость, аргументы, альтернативы. Твердость - это ваша позиция, которую вы полностью осознали. Если есть хотя бы малейшее сомнение, рекомендуем вернуться к шагу №1 и проработать ваши мысли еще раз. Аргументы - это те тезисы, которыми вы оперируете при отказе, они же подкрепляют вашу твердую позицию. Если аргументов нет, у вас не получится объяснить, почему именно вы отказали. Альтернативы - это то, что можно сделать, если просьбу человека можно выполнить, но другим путем или не с вашей помощью. Например: "К сожалению, я не смогу тебе помочь, потому что это не входит в мою компетенцию, но ты можешь обратиться к Марии, она занимается этим вопросом".
5
Отказ может быть устным или письменным. Не глядя человеку в глаза, отказать проще, но и к такой форме необходимо подойти ответственно. Здесь тоже необходимо использовать «три составляющих отказа» (см. шаг №4) и помнить, что у человека есть свои причины просить вас о чем-то.
6
Важный момент при проработке своего отношения к отказам - принятие мысли о нормальности вашего нежелания выполнять чью-то просьбу, будь то начальник, подчиненный, коллега, муж, родитель или ребенок. Осознайте, что вы - живой человек, у вас есть своя твердая позиция и жизненные принципы. Все это может не отвечать требованиям других людей.
7
Сохраняйте спокойствие. Собеседник, услышав ваш отказ, вполне может поддаться эмоциям, в том числе негативным, но ваша главная задача - не поддаться на провокацию и сохранить самообладание. Будьте тверды в своем отказе, но, если есть такая возможность, постарайтесь предложить альтернативное решение вопроса собеседника.
8
Напоследок несколько советов с примерами.
1. Начинайте ваш отказ с позитивного момента: "Я понял(а), почему для тебя это важно, но я не смогу выполнить твою просьбу...".
2. Используйте при отказе мягкие формулировки: "я не смогу", "я очень хотел(а) бы, но...", "я был(а) бы рада, но..." и т.д. Резкое пустое "нет" только подтолкнет собеседника включить психологическую защиту.
3. Старайтесь всегда предложить альтернативу. Так человек увидит, что вы не просто отвернулись от его просьбы, а готовы помочь ему решить вопрос, но другим способом или с помощью других людей.