Должностная инструкция представляет собой документ, в котором содержатся все основные виды деятельности, обязанности, права и ответственность работника на конкретной должности. Законы РФ не обязывают предприятия использовать такой документ, нет никаких правовых актов о порядке его составления, а только лишь ведомственные приказы, что регламентируют подготовку должностной инструкции.
Составляя подобный документ, сотрудники опираются на уставные документы предприятия, где отражены его функции и задачи, квалификационные требования по должностям, а также нормативы трудозатрат для выполнения работ.
Распределяя обязанности, нужно следить, чтобы они не дублировались, чтобы не нарушалась последовательность выполнения операций, а самые сложные функции закреплялись за сотрудниками с наиболее высокой квалификацией.
Кроме того, при составлении должностной инструкции необходимо следить, чтобы каждый сотрудник предприятия имел все права, которые нужны для эффективного выполнения возложенных на него обязанностей.
И вне зависимости от того, описывает ли должностная инструкция обязанности, права и ответственность работника или руководителя, она, как правило, должна содержать пять разделов:
- общие положения;
- основные задачи;
- права;
- ответственность;
- требования к работнику.
Раздел «Общие положения» должен включать точное название должности работника, размер его заработной платы, условия для выдачи премий, заместителя, условия для решения вопросов соц.обеспечения. Кроме того в разделе необходимо указать, кому подчиняется работник, кто назначил на должность и имеет право освободить от нее, наличие подчиненных, порядок замещения, а также перечень документов, которыми работник будет руководствоваться, выполняя свои функции.
Раздел «Основные задачи» должен содержать сведения о конкретных функциях, что возложены на работника, а также об обязанностях, которые он должен выполнять, чтобы решить поставленные перед ним задачи.
Раздел «Права» состоит из всех прав, которыми фирма наделяет работника для наиболее эффективного выполнения возложенных на него обязанностей. Опираясь на эти данные, работник может отстаивать свои права в случае необходимости, поскольку должностная инструкция является юридическим документом.
Раздел «Ответственность» содержит одинаковые меры воздаяния как за те случаи, когда работник не выполняет возложенных обязанностей, так и за те случаи, в которых он не использует предоставленные ему права.
Раздел «Требования» описывает конкретные требования к стажу и образованию работника. И нередко сведения из этого раздела включают в «Общие положения».
Разработка должностной инструкции считается обязанностью руководителя того из подразделений, в штат работников которого входит конкретная должность. После чего проверить содержание документа должны сотрудники кадровой службы или же юристы. А утверждает его руководитель всего предприятия.
Должностная инструкция считается вступившей в силу, после того, как она будет утверждена, и до того, как ее заменят на другую, разработанную и утвержденную в приведенном порядке. Работник же обязан исполнять требования должностной инструкции с того момента, как подпишет ее, и до того, когда его уволят.
К должностной инструкции обязательно должен быть приложен лист ознакомления, ее страницы должны быть пронумерованы, прошнурованы, а сам документ – заверен печатью предприятия.