Инструкция
1
Вызовите главное меню операционной системы Microsoft Windows нажатием кнопки «Пуск» и перейдите в пункт «Все программы» для выполнения процедур, необходимых для уменьшения размеров файлов Excel.
2
Укажите пункт Microsoft Office и запустите приложение Excel.
3
Откройте подлежащую редактированию книгу и раскройте меню «Сервис» верхней панели инструментов окна приложения Microsoft Excel 2003 или перейдите на вкладку «Рецензирование» в Microsoft Excel 2007.
4
Выберите пункт «Доступ к книге» и примените флажок на поле «Не хранить журнал изменений».
5
Сохраните выбранное изменение и укажите желаемый промежуток времени хранения (по умолчанию - 30 дней).
6
Убедитесь в том, что используется стандартный шрифт - Arial Cyr для Excel 2003 или Corbel для Excel 2007 и выполните удаление лишнего условного форматирования. Для этого выделите нужный диапазон и раскройте меню «Правка» верхней панели инструментов Excel 2003 или перейдите на вкладку «Главная» Excel 2007.
7
Укажите команду «Очистить» и выберите опцию «Формат» для Excel 2003 или «Очистить форматы» для Excel 2007.
8
Оптимизируйте используемые формулы и максимально сократите их - используйте значение «или» вместо «EСЛИ и» и «ЕОШ» вместо «ЕСЛИОШИБКА».
9
Используйте макросы, позволяющие выполнять преобразования формул в значения после команды «Пересчитать» для уменьшения количества формул, столбцов и строк и откажитесь от применения форматирования всего листа документа.
10
Старайтесь не использовать графики и диаграммы, заменяя их рисунками и выберите опцию «Нет заливки» вместо «Заливка белым цветом».
11
Старайтесь не использовать имена в таблицах (для отображения имен в книге выполите одновременное нажатие функциональных клавиш Ctrl+F3) и выберите версию Microsoft Excel 2007. Размеры файлов уменьшатся в среднем в два с половиной раза.