Как создать выпадающий список в Excel

Заполнение документа Excel при помощи выпадающих списков позволяет существенно ускорить и упростить работу с таблицами. Выпадающие списки полезны при работе с постоянными или редко изменяемыми данными. Достаточно один раз создать набор данных, чтобы дальнейшее заполнение документа производилось практически в автоматическом режиме.

Способ 1. Быстрый выпадающий список

Быстрее всего выпадающий список в Excel создается с помощью функции «Выбрать из раскрывающегося списка» в контекстном меню ячейки. Его принцип работы напоминает привычное для Excel автозаполнение.

Для начала необходимо ввести перечень категорий будущего списка в столбце один за другим, не пропуская пустых ячеек. В следующей ячейке необходимо установить курсор и вызвать контекстное меню, нажав на поле «Выбрать из раскрывающегося списка». Еще проще вызвать выпадающее меню при помощи нажатия клавиш «Alt» + «Стрелка вниз».

Этот способ подходит только для данных, заносимых строго в пределах одного столбца и без пропуска ячеек.

Способ 2. Универсальный

Более универсальный способ создания выпадающего списка в эксель потребует больше манипуляций, но при этом позволяет решать более сложные задачи.

Для начала необходимо выделить диапазон с перечнем категорий будущего списка. Дальнейшая последовательность действий зависит от версии программы.

В Excel 2007 и выше необходимо в поле «Формулы» нажать на «Диспетчер имен» – «Создать». В открывшемся диалоговом окне необходимо ввести имя, с учетом того, что начинаться оно должно с буквы и не иметь пробелов. После завершения ввода необходимо нажать на «OK».

Можно поступить еще проще – после выделения диапазона изменение имени доступно в соответствующем поле, расположенном слева от строки функции, где обычно указывается адрес ячейки. После ввода имени диапазона необходимо обязательно нажать на «Enter».  

В более ранних версиях Excel вплоть до 2003 необходимо выбрать «Вставка», следом нажать «Имя» и выбрать «Присвоить». Дальнейшая последовательность без изменений.

Теперь необходимо выделить диапазон ячеек, к которым будет относиться созданный список. Для этого выделяется область ячеек, открывается вкладка «Данные», в которой необходимо выбрать функцию «Проверка данных». В открывшемся диалоговом окне во вкладке «Параметры» в поле «Тип данных» необходимо установить «Список». В появившемся поле «Источник» необходимо нажать на «=» и ввести имя созданного списка. При нажатии на «OK» ячейки в выбранном диапазоне при нажатии на них приобретают выпадающее меню.

Такой способ создания выпадающего списка в Excel хорош для фиксированных по количеству категорий с реализованной возможностью менять их наименование.