Традиционно характеристику составляют на листе формата А4 в печатном или рукописном виде. Обязательным является наличие печати организации, подписи руководителя и даты составления документа.
Любая характеристика, в частности на сотрудника, имеет «шапку», в которой указывают его анкетные данные: фамилию, имя и отчество без сокращений, должность.
Следует обратить внимание, что в последнее время все чаще характеристика на сотрудника с места работы предполагает указание реквизитов организации, которая предоставляет этот документ.
Первый абзац этого официального документа, как правило, содержит описание основных трудовых вех сотрудника. Если работник имеет богатую трудовую биографию и большой стаж работы, то можно ограничиться сведениями, относящимися к настоящему моменту времени. При наличии особых трудовых заслуг можно их указать, равно как и выговоры и пр. Не стоит акцентировать внимание, например, на биографических данных. Характеристика с места работы такой детализации не предполагает.
В характеристике на сотрудника принято указывать сведения о получении им дополнительного образования, курсов переподготовки и повышения квалификации.
Далее следует основная часть официального документа. В ней необходимо описать деятельность сотрудника, охарактеризовать ее. В частности нужно отразить информацию об умении им выполнять цели и задачи, поставленные руководством, в поставленные сроки, умение анализировать, принимать решения в сложных ситуациях. Можно акцентировать внимание на результативности деятельности характеризуемого сотрудника, насколько его проекты оказались успешными и актуальными. Умение распределить рабочее время и соблюдение трудового распорядка в коллективе играют не последнюю роль для характеристики сотрудника. В настоящее время важной информацией, характеризующей деятельность работника, является его коммуникабельность и наличие компьютерной грамотности, знание офисных программ.
Важной для характеристики становится информация о взаимоотношениях, сложившихся у аттестуемого с коллегами, начальством, подчиненными. Можно обратить внимание на общий уровень культуры и воспитанности человека. Информация о наличии взысканий и поощрений обязательно предоставляется в характеристике на сотрудника с места работы. Если человек имеет общественную нагрузку или активно участвует в жизни коллектива, то это следует отразить в документе. Кроме того, следует указать, куда именно предоставляется характеристика и с какой целью.
Особенно это актуально, когда документ запросили внешние органы, во внутренней характеристике для работы эти сведения можно опустить.
Таким образом, характеристика на сотрудника организации должна содержать оценку как его личностных, психологических, так и профессиональных, деловых качеств.