Инструкция
1
Прежде всего вы должны правильно оформить командировку. Составьте служебное задание (форма №10-а), издайте приказ и оформите командировочное удостоверение. Чтобы выдать денежные средства подотчет, вы должны иметь на руках приказ руководителя о выделении наличных. В бухгалтерском учете отразите выдачу денег следующим образом: Д71 «Расчеты с подотчетными лицами» К50 «Касса» - выданы денежные средства подотчет.
2
Сотрудник должен отчитаться за полученные деньги в течение трех дней после прибытия. Как правило, подтверждающими документами являются чеки, счета, счет-фактуры, акты и прочие документы. Проверьте правильность их заполнения. Во-первых, должна стоять дата осуществления операции, во-вторых, печать организации, которая оказывает услуги, а в-третьих, затраты должны быть экономически обоснованными.
3
После принятия и проверки документов составьте авансовый отчет (форма АО-1). В бухгалтерском учете к счету 71 по дебету откройте тот, с которым связаны расходы. Например, проезд можно отнести к прочим расходам – счет 91. В разрезе счета 71 откройте того сотрудника, которому выдавались денежные средства.
4
В том случае, если денежные средства сотрудник тратил из своего кармана, но вовремя предоставил подтверждающие документы, руководитель должен подсчитать общую сумму всех затрат и издать приказ о возмещении потраченной суммы. В приказе пропишите назначение расходов, основания. Например, если работник потратил определенную сумму на услуги связи, то он должен помимо чеков и квитанций об уплате предоставить детализацию счета, счет-фактуру и акт выполненных услуг. В приказе все документы перечислите, укажите их номер, дату, а также все данные чека (номер, счет и т.д.).
5
После этого денежные средства могут быть выданы в день заработной платы или же сразу. Бухгалтер должен помимо авансового отчета составить расчетный кассовый документ.