Зачем необходимо уметь правильно форматировать текст
Набранный лишь посредством клавиатуры документ выглядит как скопление предложений, в котором трудно уловить главную идею автора, а также проследить логику его рассуждений. Для облегчения чтения и запоминания редактор Word и другие ему подобные программы предусматривают форматирование текста, включающее в себя разбивку на абзацы, выделение красной строки, наличие отступов и выступов, колонок, таблиц, списков и некоторые другие моменты.
Частные нюансы форматирования документа
Основным способом разделить документ на несколько логически завершенных частей является расстановка знаков абзаца, которая производится нажатием на кнопку Enter. Каждый абзац для облегчения его восприятия должен начинаться с красной строки – отступа, который выполняется двумя способами. Оптимальная его величина – 1,25 см, и именно настолько следует переместить курсором мыши верхний маркер песочных часов, расположенный на горизонтальной линейке. Другой метод – через меню, которое находится в верхней части окна: кнопка «Формат» – строка «Абзац» – вкладка «Отступы и интервалы» – графа «Отступы». Нужно задать требуемую величину в ячейке «первая строка», затем нажать «Ок».
Чтобы переместить весь текст, а не только красную строку, следует сместить нижнюю часть песочных часов на требуемую величину. Именно так в письмах форматируется графа «Кому и от кого». То же действие можно выполнить, пройдя вышеописанным путем и проставив цифры в графе «Отступ» в ячейках «слева» или «справа».
Чтобы текст равномерно заполнял весь документ, а не смещался к его левому полю, можно распределить его по ширине странице. Для этого необходимо выделить нужные абзацы и нажать на кнопку «По ширине» на панели форматирования. Она выглядит как квадрат из горизонтальных полосок. Там же можно центрировать текст для заголовка либо сместить его вправо в виде эпиграфа.
Функция списка удобна тогда, когда предстоит перечисление большого количества пунктов, а также добавление новых в середину перечня уже после его создания: нумерация сменится автоматически. Нумерованный или маркированный список можно выставить соответствующими кнопками на панели форматирования либо через команду «Список» в меню «Формат».
Помимо перечисленных функций в текстовом редакторе можно изменить размер и вид шрифта, приблизив его к деловому или, наоборот, к поздравительному, выделить часть документа подчеркиванием, курсивом, жирным или цветным шрифтом, свести данные в таблицу, а также выполнить другие, специализированные действия (вставка изображения, диаграммы).