Как работать с документами, чтобы они не терялись

Срочно нужен документ, а вы не помните, куда его положили? Привнесите порядок в свою офисную жизнь, разложите все по пронумерованным папкам - это облегчит вашу работу.

Наводим порядок в бумагах

Если документов мало, и они касаются одной сферы применения, их нужно положить все в одном месте, желательно в папке. Но, как правило, одной папки бывает мало, их должно быть несколько. Например, папка с учредительными документами фирмы, для писем, для договоров с поставщиками и т.д.

С расширением предприятия количество папок увеличивается. Может понадобиться уже не одна, а несколько полок для них. А потом появляются сотрудники, которые будут иметь свой документооборот и свои папки. То есть первое правило порядка – это раскладывание документов по тематическим папкам, которые должны стоять на какой-либо полке.

Сейчас промышленностью выпускаются горизонтальные и вертикальные лотки. Они очень практичны, занимают мало места, хорошо помещаются на столе и дают возможность иметь под рукой все основные и часто используемые документы, не требуя покупки новой мебели.

Реестр

Если документов много, то можно сделать для них специальный реестр (регистрационный журнал) или несколько. Например, журналы входящей и исходящей документации. В них вписывается дата регистрации и входящий (исходящий) номер документа, его краткое содержание и/или название и куда документ направлен (в какой отдел, какому должностному лицу вручен, в какую папку положен и т.д.).

Для части или всех папок, если документов много и много похожих папок (по смыслу), может понадобиться реестр документов в каждой папке, то есть их список, который вкладывается или каким-то образом прикрепляется в середине папки. Каждому документу можно присвоить номер (если его раньше не было) или дать свой. Тогда не нужно будет листать все документы, а достаточно посмотреть их перечень, а потом взять необходимый номерок.

Раскладывайте документы по соответствующим папкам, лоткам и полкам, вовремя их заводите, и вы легко и быстро будете все находить.

Поддерживаем порядок на рабочем месте

Рабочее место необходимо содержать в порядке. Старайтесь ежедневно или хотя бы раз в несколько дней убирать свой стол. Нужные еще документы можно оставить на столе, остальные разложите по папкам, по лоткам и полкам, а если у кого-то брали, то верните. Только, если отдаете, лучше хорошо запомнить, кому или даже записать.

И напоследок. Человек, у которого документы всегда на месте, легко находятся и вовремя приносятся, всегда на хорошем счету у начальства. Желаем вам этого всей душой.