Первый подход считается узким и связывает официальные документы с источниками их происхождения. В соответствии с указанной теорией официальными могут быть лишь те документы, которые исходят от государственных, муниципальных органов. Более популярным в настоящее время является широкий подход, в соответствии с которым официальные документы могут исходить из государственного, коммерческого или даже частного сектора, то есть источник их происхождения значения не имеет.
Надлежащее оформление и удостоверение
Одним из основных признаков официального документа является его правильное оформление и удостоверение. Если определенные правила для оформления документов предусмотрены в нормативно-правовых актах, то официальный документ должен им соответствовать (например, правила нотариального удостоверения документов, правила оформления доверенностей).
Если же специальные правила отсутствуют, то для признания документа официальным достаточно соблюдения общих требований к его оформлению. Обычно в число указанных требований включается условие о наличии всех обязательных реквизитов (печать, подпись, штамп определенного вида, официальный или фирменный бланк).
Содержательные признаки официального документа
Правильное оформление и удостоверение официального документа является его формальным признаком, однако в сложившейся судебной практике обязательным условием признается и наличие содержательного признака. Указанный признак заключается в том, что официальный документ должен определенным образом воздействовать на правовые отношения. Он может создавать определенные права или накладывать конкретные обязанности.
Кроме того, некоторые официальные документы удостоверяют юридические факты, которые влекут наступление определенных последствий (данным свойством обладает большинство процессуальных документов). Единство формального и содержательного признаков, каждый из которых должен присутствовать в официальном документе, образует современную трактовку данного понятия в юридической теории и практике.