Инструкция
1
Составьте номенклатуру дел для документов временного хранения (до 10 лет включительно). Проверьте правильность формирования дела (нет ли там документов с постоянным сроком хранения). Дела оставьте на скоросшивателях, они должны быть систематизированы по номенклатуре дел и нумеровать их не требуется. В архив дела сдаются по номенклатуре дел.
2
Для дел долговременного хранения (свыше 10 лет)осуществляется:
1. Переплет дела ( подшиваются в твердую папку или обложку прочной ниткой в четыре прокола или могут быть переплетены).
2. Нумерация листов (осуществляется черным графитным карандашом в правом верхнем углу, не задевая текста документа).
3. Составление заверительной надписи (указываете сколько подшито листов, имеются ли повреждения, подписываете и ставите дату).
4. Составление внутренней описи документов (для дел с особо ценными документами, личных, судебных и следственных дел и др.). В конце описи укажите количество документов в деле и количество листов описи.
5. Оформление всех реквизитов обложки дела (наименование учреждения, структурного подразделения, делопроизводственный индекс дела, заголовок дела, срок хранения дела.
3
На документы постоянного или долговременного срока хранения составьте опись. Она должна включать в себя индивидуальный номер дела, а также раскрывать в заголовке дела его содержание и состав. В описи также обязательно должен быть указан срок хранения дела. Укажите количество дел и номер первого и последнего дела, поставьте подпись и дату. На дела по личному составу составляется отдельная опись.
4
Сдайте подготовленные дела в архив. Работник архива в вашем присутствии проверит по номенклатуре или описи количество дел, сделает заверительную надпись, отметит номера отсутствующих дел, поставит дату приема-передачи дел. Опись скрепляется подписями лиц, осуществившими прием-передачу дел.