Инструкция
1
Напишите главную мысль одной фразой. Это упражнение полезно, чтобы многими словами письма не «замаскировать» суть. Читатель может воспринимать текст под своим углом зрения и трактовать изложенное не так, как мыслил автор.
2
Добавьте два-три абзаца для пояснения. Обычно люди не отправляют серьезные письма, состоящие из одного предложения. Надо обосновать требования или просьбы, ради которых задумывалось письмо. Приведите факты, сравнения, мнения других людей и т.д., чтобы адресату не пришлось домысливать ситуацию. Пояснительная часть письма может получиться длинной, тогда несколько раз повторите в тексте главную мысль, выразив ее разными словами.
3
Придумайте введение, чтобы подготовить читателя к восприятию письма. Представьте, в каком состоянии духа должен находиться человек, чтобы серьезно отнестись к вашим словам. Подбодрите его, утешьте или выразите благодарность за дружбу.
4
Добавьте вдохновляющее заключение. Если ожидаете от человека ответных действий, конкретно напишите об этом. Укажите дату и время, если желаете что-то получить. В противном случае адресат отложит письмо, чтобы заняться другими важными делами — ведь нет ограничения по времени, значит, можно ответить позже. Чтобы вдохновить читателя на действие, похвалите его и поблагодарите за ответ — будто уже его получили.
5
Запишите текст на диктофон и прослушайте через несколько дней в одиночестве. Если же письмо не является конфиденциальным, прочитайте его вслух в присутствии друга, чтобы услышать мнение со стороны. Если слушателю понятна суть, письмо можно отправлять. Иногда нет возможности откладывать анализ написанного на несколько дней — нужна срочная отправка. Тогда немедленно читайте вслух и старайтесь исправить неблагозвучные фразы.