Общие моменты
Новые бланки листков нетрудоспособности вошли в обиход еще с лета 2011 года, но базовые требования по их заполнению с того момента не менялись. И сегодня больничный лист должен заполняться:
- на русском языке;
- машинописным или рукописным способом;
- чернилами черного цвета гелиевой, перьевой или капиллярной ручкой (не допускается использование обычной шариковой ручки);
- печатными заглавными буквами;
- начиная с первой ячейки;
- не выходя за границы полей (если слово не помещается, вносится столько букв, сколько имеется свободных ячеек);
- без подчисток и помарок.
Помимо этого, существует целый ряд особенностей, соблюдение которых обязательно:
- имя, отчество и фамилия больного заполняются полностью;
- название организации может указываться как в сокращенном виде, так и полностью;
- диагноз в больничном листе не указывается;
- причина нетрудоспособности кодируется (например, 01 – заболевание или 02 – травма);
- фамилия врача заполняется, начиная с первой ячейки, после нее идет пустая ячейка, затем – инициалы врача, которые пишутся в соседних ячейках (например, СИДОРОВ ПС);
- на бланке должны быть 2 печати медицинского учреждения (круглой или треугольной формы).
Бухгалтеру, принимающему к оплате листок нетрудоспособности, необходимо помнить, что в случае выявления ошибок в его заполнении, ФСС откажет в возмещении расходов по оплате больничного. Если предъявляемый больничный лист не соответствует хотя бы одному из этих требований, бухгалтер обязан вернуть его работнику. Необходимо попросить сотрудника обратиться к лечащему врачу, чтобы получить у него дубликат больничного листа.
Заполнение больничного листа бухгалтером
Специалист бухгалтерской службы обязательно должен заполнить следующие поля:
- наименование организации и присвоенный ей регистрационный номер в ФСС;
- СНИЛС, ИНН и страховой стаж работника;
- период, за который будет начислено пособие;
- сумму среднедневного заработка и заработка для расчета пособия, а также сумму самого пособия;
- фамилию и инициалы руководителя и главного бухгалтера.
С недавнего времени ФСС смягчил свои требования к работодателям: теперь некоторые технические недочеты не влекут за собой отказа возместить выплаченное заболевшему работнику пособие. Если бухгалтер допустил ошибку, то исправления вносятся так. Неправильная запись зачеркивается одной чертой, а на оборотной стороне листа пишутся правильные сведения. Новые данные сопровождаются словами «Исправленному верить». Затем исправления заверяются подписью руководителя и главного бухгалтера, а также оттиском печати организации.