Если предприниматель в течение года ведет книгу в электронном виде, то в конце налогового периода он должен распечатать заполненный бланк формы. КУДиР в обязательном порядке должна быть прошнурована, пронумерована и заверена подписью и печатью предпринимателя. Все хозяйственные операции, отраженные в бланке, должны быть подтверждены первичными документами.
В соответствии с новыми правилами, с 2013 году КУДиР не нужно заверять у налогового инспектора. Форма КУДиР включает 4 раздела.
Титульный лист
На титульном листе указываются реквизиты налогоплательщика, необходимо указать следующие данные:
- наименование налогоплательщика;
- ИНН налогоплательщика;
- объект налогообложения;
- адрес места нахождения организации или места жительства индивидуального предпринимателя;
- номер расчетного счета и наименование банка налогоплательщика.
На титульном листе также указывается год ведения КУДиР.
Раздел I
В этом разделе отражаются доходные и расходные хозяйственные операции. Данные за каждый квартал отражаются в отдельной таблице, которая состоит из пяти граф. В графе 1 указывается номер регистрируемой хозяйственной операции. В графе 2 указывается дата и номер первичного документа, на основании которого осуществляется хозяйственная операция. В графе 3 описывается содержание операции и указывается контрагент. В графе 4 регистрируются поступающие доходы, а в графе 5 – понесенные расходы налогоплательщика. Доходы и расходы отражаются в таблице в рублях и копейках.
Доходы отражаются в КУДиР по кассовому методу. Запись в книге учета делается только после поступления денег на расчетный счет или в кассу. До 2013 года предприниматели, применяющие доходную УСН, могли не фиксировать свои расходы. По новым правилам теперь в КУДиР надо отражать расходы, связанные с использованием бюджетных средств. Например, государство может выделить субсидии на создание дополнительных рабочих мест и поддержку малого предпринимательства. Если в отчетном периоде эти бюджетные средства были потрачены, то их необходимо отразить как расходы в I разделе КУДиР.
Раздел II
В этом разделе отражаются расходы на приобретение, сооружение или изготовление основных средств и нематериальных активов. Раздел II КУДиР заполняют только налогоплательщики, применяющие доходно-расходную УСН. Информация отражается по каждому отдельному объекту. Расчет расходов осуществляется в таблице, состоящей из 16 граф. В шапке таблице расписан алгоритм расчета расходов, которые будут учитываться при исчислении налоговой базы по УСН.
Раздел III
Если по итогам прошлых лет предприниматель имел убытки от предпринимательской деятельности, то в отчетном периоде он должен их отразить в III разделе КУДиР. Этот раздел заполняют только налогоплательщики, применяющие доходно-расходную УСН. Убытки прошлых лет уменьшают налогооблагаемую базу, перенос убытка на будущие налоговые периоды может осуществляться в течение 10 лет. Данные заполняются в таблицу построчно.
Раздел IV
С 2013 года в книге учета появился новый раздел, в IV разделе КУДиР отражается сумма страховых взносов и больничных пособий, которые были выданы за отчетный период. Этот раздел заполняется только при применении доходной УСН. В табличной части этого раздела КУДиР отражается не только сумма страховых взносов, но и период, за который была произведена уплата, а также дата и номер первичного документа, на основе которого были произведены выплаты.