Вы когда-нибудь пробовали подсчитать, сколько писем приходит в ваш «электронный ящик» ежедневно? Иногда их количество с лихвой переваливает за сотню, и это не предел. Совершенно очевидно, почему в таком потоке информации сложно найти действительно важные письма. Как же навести порядок в своей почте и избежать повтора этого хаоса в будущем?
Корень проблемы
Электронная почта – это классический канал связи, по которому продолжают обмениваться информацией в профессиональной среде. На свой e-mail мы получаем оповещения, проектную документацию, счета к оплате, контакты будущих бизнес-партнеров и т.д. Хаос в электронной почте порождает беспорядок в голове: нельзя собраться с мыслями, запомнить важные данные, легко что-то забыть, сложно что-то найти…
Отсюда нехватка времени и простая раздражительность. Так почему бы не навести порядок в электронной почте единожды, а потом просто всегда его поддерживать?! Поверьте, работать с такой почтой одно удовольствие!
Наводим порядок
Возьмите за привычку сортировать поступающую корреспонденцию по категориям: работа, личное, развлечения, интересное и т.д. Можете даже начать сортировать письма по фамилиям, если в этом действительно есть необходимость. Обязательно пользуйтесь стандартными метками своего сервиса: отмечайте письма важными, ставьте им звездочки и прочие отличительные знаки. Не оставляйте ненужные письма в общем каталоге – сразу же помечайте их как «спам». Также не помешает отписаться от ненужных рассылок.
Научитесь работать с группами писем. Просто выделяйте некоторое количество поступивших писем со схожими характеристиками и отправляйте их в отдельный каталог, удаляйте их или ставьте пометки. Это помогает эффективно решить проблему неразберихи в большом потоке входящих писем.
Когда будете получать важные письма, но не будет возможности сразу же ответить, помечайте их самой насыщенной стандартной меткой: в следующий раз, когда вы запустите почту, то заметите их первыми и ответите на них. Если не сделать это сразу, то важные письма затеряются среди других, а вы подведете человека или не успеете сделать что-то важное.
Есть письма, хранить которые вообще нет смысла. Если вы точно знаете, что поступившее письмо явно является спамом, то сразу же его удаляйте, даже не открывая. Иначе вы каждый раз будете натыкаться на него, и тратить время на перечитку заголовка. В объеме одного письма вы потратите несколько секунд, но когда их много, траты времени получаются довольно ощутимыми.