Как сделать рабочий день эффективным

В плотном рабочем графике бывает сложно выкроить время не только для обеда, но и для пятиминутной передышки. Работа в режиме аврала ведет не только к физической усталости. Нарастает психологический дискомфорт, который может вызвать депрессию. Именно поэтому нужно грамотно организовывать рабочий день, чтобы успевать выполнять обязанности без гиперусилий.

Матрица управления рабочим временем – как ее составить

Самым популярным средством оптимизации рабочего времени является матрица Эйзенхауэра. Это первое, что учат составлять на тренингах по тайм-менеджменту. В простую табличку из четырех ячеек пишутся дела, разделенные по приоритетам. В левом верхнем квадрате – срочные и важные. Туда входит разрешение острых кризисных рабочих моментов, неотложные задачи, проекты, у которых приближается срок сдачи. В правом верхнем – важные, но не такие срочные дела. Это планирование новых проектов, оценка эффективности завершенных, текущие каждодневные задачи, определение новых направлений деятельности. Левая нижняя ячейка – задачи менее важные, но срочные. Туда относят телефонные переговоры, некоторые совещания, рассмотрение неотложных материалов, общественная деятельность. И последняя, правая нижняя ячейка – дела неважные и не срочные. Это рутинная работа, некоторые звонки, развлечения.

Наиболее эффективным считается тот рабочий день, в котором максимально заполнен правый верхний квадрат – с делами важными, но не срочными. Это значит, что для выполнения всех поставленных задач есть время, все идет по плану, аврала не предвидится. Если переполнен левый верхний квадрат, это говорит о том, что многие задачи были отложены «на потом», и теперь приходится разгребать накопившуюся кучу срочных и очень важных дел. При этом накапливаются дела важные, но не срочные, которые тоже нужно выполнять, а на это нет времени. И после завершения аврала образуется следующий из-за того, что у бывших не срочных дел уже давно подошли сроки их выполнения.

Чтобы не допустить такого развития событий, нужно составлять матрицу Эйзенхауэра регулярно, причем не только на рабочий день. Наиболее эффективные менеджеры делают это несколько раз. В конце месяца – на следующий, распределив основные задачи по ячейкам. В конце недели – на следующую, раскидав по квадратам текущую работу и внося коррективы. И перед окончанием рабочего дня – на следующий, составляя план первостепенных дел. Такое распределение обязанностей займет пять-десять минут, а позволит не ломать голову над тем, какие дела выполнять в первую очередь, а какие – потом.

Постоянный аврал – что делать?

Если дела накапливаются и накапливаются, и восьми часов рабочего не хватает для выполнения всех обязанностей, стоит подумать о делегировании полномочий. Возможно, поставлено слишком много задач, с которыми не под силу справиться одному сотруднику. Эту ситуацию стоит разъяснить руководству. Для этого нужно составить список дел с подпунктами – что приходится делать для того, чтобы выполнить задачу. А еще лучше – расписать временные затраты. Это наглядно покажет начальнику, что справиться со всем объемом работ одному человеку нереально. В этом случае с менеджера могут снять часть задач и передать их другому сотруднику.