Если мы посморим на свой день со стороны, то отметим, что очень часто мы не успеваем поесть или сделать важный звонок во время, или забываем о встрече, и потом пытаемся на нее не опоздать, всеми силами сражаясь с пробками. Возникает сумбур, хаос, это все приводит человека к стрессу, который только усугубляет ситуацию. И когда человек в отчаянии пытается побороться с возникшими проблемами, он только лишь барахтается на одном месте, и не может понять что ему сейчас необходимо сделать.
Это происходит не из-за того, что человек не компетентен или недостаточно образован, это возникает потому, что он потерял ориентир во времени, и время его поглотило. Необходимо уметь приручить время и заставить его работать вам на пользу, а вы вместе с этим станете работать эффективнее. Если это произойдет, то вы с легкостью все будете успевать и меньше нервничать из-за отложенных важных дел.
Так каким образом можно преодолеть проблему нехватки времени и сделать свою работу более эффективной? По этому поводу писали большое количество статей, но я привыкла смотреть всегда на вещи по-новому, не так как учат классично, передавая из года в год и лишь трансформируя и пересказывая давно изрядно потрепавшиеся слова. Начнем…
1. Заведите рабочий органайзер. Для начала, хоть мы и живем в веке прогресса, и у нас в кармане лежит не один мобильный телефон, и в сумке можно найти всевозможные электронные приборы, вспомогательные средства для работы, все же каждый уважающий себя человек должен иметь хороший органайзер или ежедневник.
2. Записывайте. В конце каждого вечера сделайте наброски дел, которые вы запланировали на следующий день. Не полагайтесь на свою память, она очень часто подводит.
3. Организуйте. Самое главное в повышении эффективности, это организация и практичность. Вы должны отдавать себе отчет, что вы не робот и сделать много дел в одно время не сможете. Поэтому сделайте напротив текста набросок, что из тех дел является самым важным и неотложным.
4. Время отдыха. Никогда не заполняйте весь свой день рабочими делами. Правило, которое вы должны запомнить на всю жизнь, это то, что максимум 60% времени вы можете потратить на работу, 40% - оставьте для себя. Для чего 40%? Это же почти половина дневного времени. Поверьте, на самом деле вам останется лишь 20% времени для себя, остальные 20% - уйдут на срочные внезапно возникнувшие из ниоткуда дела. А если вы оставите на себя изначально 20% времени, то что произойдет тогда? Не сложно подсчитать.
5. Не откладывайте. Если вам даже не хочется что-то делать, но все равно придется, то лучше сделать сразу. Потому что хуже нет откладывать дела на потом, возвращаться и истязать себя неприятными ощущениями. Это так же приведет к стрессу.
6. На чисто! Составляем график дел на завтра, проставляя примерное время выполнения (в график входят основные и важные задачи – 1-2 позиции, второстепенные, но такие, которые только вы можете решить самостоятельно – 2-4 позиции, мелкие дела, которые нельзя откладывать (звонки, письма, согласование мероприятий)). Если среди вашего чернового списка остались задачи, которые не поместились в график на день, то не надо их туда пытаться вписать.
7. Сортировка и приоритет. Теперь возвращаемся к нашим остаткам, к тому, что не вошло в основной список. Этот список для нас тоже важен, - ведь это такие же дела, как и остальные, но у них другой приоритет. Если среди них есть дела, которые можно перепоручить своему помощнику или подчиненным, то записываем в дополнительный список к графику на следующий день.
8. Финальные штрихи. В конце планирования необходимо еще раз все проверить, чтобы ничего не забыть и удостовериться в том, что все учли.
В начале вам покажется странным постоянно планировать день, может даже в какой-то момент начнет раздражать. Но без раставления приоритетов и четких временных рамок для работы вы потеряетесь в повседневной суете, не будет ощущения жизни, не будете испытывать удовольствия от работы, потому что постоянно будете спешить и вам не будет хватать времени на себя и свою семью.
Нужно запомнить, что важными составляющими успеха любого человека является его самоконтроль и умение абстрагироваться. У вас должно быть время для работы, но почти столько же должно быть времени и для семьи.
Время всегда идет быстро тогда, когда не знаешь как его правильно распланировать, а вместе с этим копятся невыполненные дела, которые отягощают вас, раздражают и выбивают из ритма, что еще больше превращает вашу жизнь в хаос.
Поэтому пейте больше воды, не забывайте, что вы должны хорошо питаться и звонить своим любимым, когда у вас будет свободная минутка. А она будет непременно!
И не забывайте, что вы можете все!