Подготовка к прошиванию и сшивание документов
Приготовьте листы документов или книги для прошивания. Подготовьте иголку и суровые нитки. Могут понадобиться дырокол, клей канцелярский, наклейка (бумага 4 на 6 см) и печать. Далее подготовьте документы, которые будут подшиваться. Разложите правильно листы, проверьте, в нужном ли порядке они сложены. Если сшиваются несколько листков, достаточно прокалывать иглой. Проведите строго вертикальную линию на месте прошивки, симметрично по центру отметьте 3 точки, между которыми строго по 3 см, и можете подшивать. Если документ особо важный, можно сделать пять отверстий для прошивки с интервалом по 3 см. Можно сделать отверстия дыроколом.
Для бухгалтерских документов, которые надо подшивать толстыми пачками, можно применить два варианта. Прокалывать частями и продвигать по нитке. Или делать прокол толстым длинным гвоздем и молотком. Прежде чем прошивать журнал учета чего-либо, пронумеруйте страницы от обложки до обложки. Далее воспользуйтесь гвоздем и молотком для прокалывания дырок. Или проколите шилом.
Чем и как сшивать документы
Прошивать документы в несколько листов можно обычными нитками, но лучше выбрать нитки прошивные (суровая нить). Пачки банковских документов лучше прошивать банковским шпагатом. Журналы – нитью суровой, ведь журнал скреплен сам по себе, а нить нужна для гарантии, что листы не будут вырваны.
Книга учета доходов и расходов должна быть пронумерована и прошита. На последней странице указываются данные по книге и ставятся подписи и печати (при наличии) предпринимателя и представителя налоговой.
Лучше прошивать документы два раза для надежности. Правильный вариант прошивки, когда начинается нить с тыльной стороны документа и туда же выводится остаток нити после прошивки. Сколько сантиметров нити оставлять на тыльной стороне? Сантиметров 5-7. Тогда удобно нить завязать узелком. Концы ниток должны быть примерно равными для последующей заклейки.
Оформление сшитого документа
Куда девать бухгалтерские документы после сшивания? Можно отправлять в шкаф или в архив. Работа с ними по прошивке завершена. А документы важные, к примеру, протоколы, надо подготавливать дальше. Для этого готовится наклейка из тонкой бумаги. Заранее распечатывается на ней текст следующего содержания: «Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью N листов». N – количество листов, указывается прописью и цифрами. Далее идет должность руководителя, наименование организации, собственно подпись и печать. Текст, понятное дело, печатается заранее, а подпись и печать ставится позже.
Книга учетов и доходов, которая велась в электронном виде, распечатывается по окончании отчетного периода, распечатки сшиваются и заверяются предпринимателем и представителем налогового органа.
Наклейка располагается на тыльной стороне документа так, чтобы ею были закрыты узелок из ниток и часть ниток. Кончики ниток выводятся за пределы наклейки и проклеиваются канцелярским клеем по всей поверхности наклейки. Только теперь можно подписывать руководителем и ставить печать. Такой же процедуре с наклейкой подвергаются журналы.