Претензионный порядок разрешения споров предполагает направление контрагенту претензии с указанием срока для ее рассмотрения. В течение указанного времени другая сторона договора должна направить автору претензии мотивированный ответ на нее, который может быть положительным или отрицательным.

В случае несогласия с изложенными в претензии требованиями, необходимо мотивировать свой отказ в их удовлетворении.

Ответ на претензию адресуется лицу ее подписавшему, обычно, это руководитель организации, поэтому начать претензию лучше всего с официального обращения к нему, например, «Уважаемый Иван Иванович!».

В тексте ответа нужно сослаться на саму претензию, ее номер, дату, кратко изложить ее суть, чтобы сразу было понятно о чем идет речь. Например, «По результатам рассмотрения претензии о взыскании процентов за пользование чужими денежными средствами в размере 50 000 руб. от 26.12.2013 г. исх. № 575657 в связи с просрочкой оплаты по договору аренды от 12.08.2013 г. № 565665 сообщаю, что указанная претензия подлежит отклонению по следующим основаниям».

Далее излагаются причина отказа. Такими причинами могут быть, например, нарушения условий договора со стороны автора претензии: «Согласно раздела 1 Договора арендная плата уплачивается на основании полного комплекта первичных документов (акта выполненных работ, счета-фактуры), который предоставляется арендодателем не позднее 5 (пятого) числа месяца, следующего за отчетным. Однако, документы на оплату Вами направлены с нарушением указанного срока, в связи с чем начисление процентов за пользование чужими денежными средствами в данном случае неправомерны».

Ответ на претензию подписывается уполномоченным лицом с приложением соответствующей доверенности.