Как писать документацию

Регистрация нового предприятия подразумевает не только внесение данных о нем в ЕГРЮЛ и открытие банковского счета, необходимо также составить ряд внутренних документов, которые будут определять порядок функционирования предприятия. Если вы начинаете оформлять документацию, придерживайтесь определенных правил. Составление внутренних правовых актов рассмотрим на примере положения, так как к другим документам (правилам, инструкциям) предъявляются аналогичные требования.

Инструкция

1. Определите тип документа и его вид. Так, положения могут быть об организациях; о коллегиальных и совещательных органах (совет директоров, правление); о структурных подразделениях или службах; о положении временных органов (комиссии, советы). Положение может быть конкретным (индивидуальным) и типовым (примерным).
2. Оформляйте документ на общем бланке предприятия. Укажите следующие реквизиты: наименование предприятия, вид документа, дату (датой положения считают дату его утверждения), номер документа. Укажите место его составления и заголовок. Помните, что заголовок должен согласоваться с наименованием вида документа - например, "Положение (о чем?) о бухгалтерии".
3. Оформите основной текст положения. Положения, как правило, имеют сложную структуру текста, они предполагают наличие глав, пунктов и подпунктов. При составлении документа главы нумеруйте римскими цифрами, а пункты и подпункты – арабскими.
4. По структуре текст делится на смысловые разделы. В разделе «Общие положения» изложите основную информацию. Так, если вы составляете положение о структурном подразделении, укажите, на основании какого документа подразделение было создано, какими правовыми (или иными) нормами оно руководствуется в работе, имеет ли оно собственную печать.
5. В разделе «Цели и задачи» изложите направление деятельности подразделения (временных органов), отразите суть проблем, которые решаются подразделением, уточните направление и характер их деятельности.
6. Включите разделы «Функции», «Права и обязанности» и «Взаимоотношения», чтобы четко определить задачи, выполняемые тем или иным органом (службой), разграничить информационные и документационные потоки, проходящие между службами, обозначьте положение органа в служебной иерархии, определите ответственных должностных лиц за те или иные служебные действия.
7. Гриф утверждения может быть расположен либо на самом положении, либо утверждаться другим (отдельно составленным) документом. Разметьте место для него, а также для подписи уполномоченного лица и визы согласования (если она требуется по смыслу документа). Подпишите документ у уполномоченных лиц и заверьте его печатью предприятия.