Инструкция
1
Изучите общие требования, установленные к оформлению деловой документации. Основным регламентирующим документом на сегодняшний день является ГОСТ Р 6.30-2003, он распространяется на все виды унифицированных документов, к которым относятся и деловые письма. Ознакомьтесь с теми требованиями, которые вам нужно будет знать при написании шапки письма, узнайте, что входит в состав реквизитов, требования к реквизитам документации, бланкам писем.
2
Для написания деловых официальных писем используйте бланк вашего предприятия, который должен быть напечатан на стандартном листе писчей белой бумаги формата А4. На бланке обязательно должен быть указан логотип и полное наименование вашего предприятия, его реквизиты, почтовый адрес, контактные телефоны, факс и адрес электронной почты, по которому можно связаться с администрацией. Если вы представляете государственную организацию, обратите внимание, чтобы были соблюдены требования к изображению герба Российской Федерации, которые также установлены в ГОСТ Р 6.30-2003.
3
В шапке письма, в левом верхнем углу, предусмотрено поле для заголовка письма. В нем вы должны в одном предложении сформулировать тот вопрос, который будет рассматриваться в основном тексте письма. Он поможет руководителю или другому должностному лицу, которому письмо адресовано, определить, кого пригласить в качестве консультанта по рассматриваемому вопросу или кому поручить решение вопроса данного письма.
4
В правом верхнем углу напишите должность, организацию, фамилию и инициалы адресата, укажите почтовый индекс и адрес, по которому нужно будет отправить письмо. Если ваш адресат имеет научные звания, то их также можно отразить перед его фамилией.
5
Обращение также входит в шапку письма. Начните его со слов: «Уважаемый…» и обратитесь к должностному лицу по имени и отчеству. Если они вам неизвестны, то можете узнать их, обратившись в секретариат той организации, куда вы пишите письмо.